Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить трудовую книжку впервые в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно законодательству Российской Федерации, переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) не является обязательным. Это означает, что работники имеют право выбирать между бумажным и электронным форматом трудовой книжки.
Переход на электронные трудовые книжки: что такое ЭТК
Новые правила оформления трудовых книжек стали действовать с 01.01.2020. По ним работодатель обязан ввести для всего персонала ЭТК – электронные трудовые книжки. ЭТК – это по сути оцифрованные данные о трудовом стаже, наградах (если они есть) сотрудника, которые работодатель должен оформлять в электронном виде и отправлять на хранение на электронные ресурсы Социального фонда России. В законодательстве термин «электронная трудовая книжка» не определен, но для удобства понимания эту формулировку стали использовать повсеместно.
Переход на ЭТК уже трудоустроенных граждан осуществляется работодателем исключительно по их выбору и желанию. Бывает, что работники не хотят отказываться от трудовой в привычном для них бумажном формате, и они вправе принять это решение. Для них работодатель должен будет вести записи параллельно и в бумажной, и в электронной трудовой.
Как же перейти на электронную трудовую книжку, если сотрудник намерен отказаться от бумажного формата? Осуществить переход на ЭТК работодатель вправе только после получения официального заявления от гражданина. При этом нужно понимать, что возврат к бумажному варианту трудовой будет невозможен. Не позже 3-х дней от даты подачи заявления на открытие ЭТК работодатель обязан выдать работнику бумажный оригинал трудовой книжки. В случае перехода на ЭТК вся информация о трудовом пути гражданина будет собираться в базе данных СФР.
Также важно отметить, что гражданам, которые впервые трудоустраивались с 1 января 2021 года, выбирать формат – электронная трудовая книжка или бумажная – не приходится. Для них априори будет открыта ЭТК, книжки в бумажном исполнении уже не будет.
При переходе на электронную трудовую
В случае если работник решает отказаться от использования бумажной трудовой книжки и пишет заявление о переходе на электронную трудовую, в графы 1 и 2 вписывается порядковый номер записи и дата выдачи бумажной трудовой на руки.
В графу 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 указывается документ, на основании которого делается запись — заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а также дата и номер его регистрации.
Бумажная трудовая вручается работнику в течение трёх рабочих дней после подачи им заявления о переходе на электронный вариант трудовой книжки. Если работник увольняется и подаёт заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовая книжка должна быть выдана ему не позднее даты, следующей за последним днём работы.
В каком порядке вносятся записи о работе
На следующей после титульной странице делается запись, подтверждающая факт трудоустройства. Сведения о работе оформляют так: сначала указывают название организации-работодателя, затем в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй — дата. Затем указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.
Бумажная труднкнижка хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника. Те, кто оформил ЭТК, получают у работодателя сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р в день увольнения или же по требованию сотрудника.
Трудкнижка является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в журнале учета движения ТК. В нем указывается номер и серия бумажного документа и сведения о работнике.
Кто заполняет электронную трудовую книжку?
Задача по ведению кадровых документов лежит на работодателе. ЭТК должны быть у всех работников: тех, кто работает в офисе, на удалёнке или по совместительству, и в том числе у тех, кто не захотел отказываться от бумажной трудовой.
Все данные в СФР поступают на основании отчётов по форме ЕФС-1 (единая форма сведений), которые заполняют кадровики или бухгалтеры. Форму нужно сдавать по каждому работнику, с которым заключён трудовой договор, если в его работе произошли кадровые изменения. Например, его перевели на другую должность или уволили. Чтобы данные в системе СФР были актуальными, в большинстве случаев сроки сдачи отчётности по сотрудникам ограничены одним рабочим днём.
Формы и порядок сдачи отчётов в СФР одинаковы для всех — и для крупных корпораций и фирм, и небольших ИП.
Шаг 1. Получить заявления
Переход от бумажных трудовых книжек к электронным в 2024 году требует определенных действий со стороны работодателей и работников. В первую очередь необходимо получить необходимые документы для переноса записей в электронный формат.
Шаг 1. Получить заявления оформить и сдать бумажные трудовые книжки в Минтруда или в подразделения Государственных служб занятости населения (СЗВ-ТД).
- Работодатели должны выдать работникам заявление о переходе от бумажной трудовой книжки к электронной.
- Работники должны получить заявление от работодателя и проверить его на достоверность и корректность информации.
- Работники должны сдать свои бумажные трудовые книжки в Минтруда или в подразделения СЗВ-ТД.
Где и как купить бланк?
В Трудовом кодексе Российской Федерации, а также в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Министерством труда Российской Федерации, содержится указание на то, что данный документ при его первичном оформлении, когда речь идет о первом трудоустройстве, выдается работодателем из своих собственных резервов либо приобретается для предоставления работнику.
В том случае, если по каким-либо причинам у работодателя нет в резерве трудовых книжек, работник может приобрести бланк за свой счет, но потом написать заявление на возмещение затрат, предоставив работодателю товарный и кассовый чеки на приобретение данного бланка документа.
Если бланк был испорчен при первом заполнении, даже если его приобретал работник, выдать новый на замену обязан именно работодатель.
Стоимость данного документа колеблется в зависимости от региона и находится в диапазоне от 180 до 250 рублей. При этом приобретаться должны только те бланки, которые произведены Гознаком и имеют соответствующие степени защиты.
В противном случае работодатель может и не принять данный документ к использованию и заполнению.
Шаг 5. Получите электронную трудовую книжку
После того, как все заявления были заполнены правильно и все персональные данные были проверены, вы можете обратиться в соответствующую организацию для получения электронной трудовой книжки.
Для получения электронной трудовой книжки необходимо сдать все бумажные носители, которые были заполнены при сдаче отчетности по форме СЗВ-ТД. Эти носители будут перенесены в электронный вид и станут доступными в электронной трудовой книжке.
После сдачи бумажных носителей вы получите доступ к электронной трудовой книжке, в которой будут содержаться все записи о ваших трудовых отношениях в электронной форме. Также вы выполняете переход на электронную систему ведения трудовой отчетности, что позволит вам более удобно контролировать и получать доступ к своим трудовым данным.
Важно обратить внимание на то, что все документы и записи, которые были перенесены в электронные трудовые книжки, должны быть правильно заполнены и проверены. Перед получением электронной трудовой книжки выполните проверочную процедуру, чтобы удостовериться, что все данные были верно перенесены в электронном виде и соответствуют вашим трудовым отношениям.
Получение трудовой книжки
Для получения трудовой книжки необходимо выполнить следующие шаги:
1. Обратиться в отдел кадров или юридическую службу предприятия, на котором будете работать.
2. Предоставить все необходимые документы: паспорт гражданина Российской Федерации, СНИЛС, справку о присвоении индивидуального номера страхового свидетельства.
3. Заполнить заявление на оформление трудовой книжки.
4. Сдать фотографию для вклеивания в трудовую книжку.
5. Дождаться оформления и получить трудовую книжку в отделе кадров или юридической службе предприятия.
Получение трудовой книжки является обязательным условием для законного оформления на работу в Российской Федерации. Трудовая книжка является документом, в котором фиксируются все основные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Необходимые документы для трудоустройства в 2024 году
Для оформления на работу в 2024 году вам потребуются следующие документы:
1. Паспорт гражданина Российской Федерации. При подаче заявления на трудоустройство вам обязательно понадобится паспорт. Убедитесь, что ваш паспорт действителен и в нем нет никаких ошибок.
2. Трудовая книжка. В 2024 году трудовая книжка остается важным документом при оформлении на работу. Убедитесь, что ваша трудовая книжка актуальна и полностью заполнена.
3. Документ об образовании. К работодателю важно предоставить документ, подтверждающий ваше образование. Это может быть аттестат о среднем образовании, диплом о высшем образовании или другой документ, выданный учебным заведением.
4. СНИЛС. Страховой номер индивидуального лицевого счета является обязательным для оформления трудоустройства. Убедитесь, что у вас есть СНИЛС и он действителен.
5. Медицинская справка. В некоторых случаях работодатель может потребовать предоставить медицинскую справку, подтверждающую ваше состояние здоровья. Узнайте требования работодателя и, при необходимости, обратитесь к медицинским учреждениям для получения справки.
6. Дополнительные документы. В зависимости от требований работодателя, вам могут потребоваться дополнительные документы, такие как: Справка о несудимости, военный билет, разрешение на работу и другие.
При подготовке к трудоустройству важно убедиться, что у вас есть все необходимые документы. Это поможет избежать задержек и проблем при оформлении на работу в 2024 году.
Сроки и требования к оформлению трудовой при устройстве на работу впервые в 2024 году
Для успешного оформления трудовой книжки требуется соблюдение определенных требований. Сначала необходимо предоставить следующие документы и сведения:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- заполненная анкета с указанием персональных данных и контактной информации;
- свидетельство о рождении или документ, подтверждающий гражданство Российской Федерации;
- образование (диплом или аттестат);
- документы, подтверждающие наличие опыта работы;
- полис обязательного медицинского страхования;
- ИНН (индивидуальный налоговый номер);
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета).
Важно отметить, что оформление трудовой книжки обычно осуществляется в территориальном отделении Российского Фонда Социального Страхования или в специально уполномоченном учреждении.
Таким образом, при устройстве на работу впервые в 2024 году необходимо внимательно ознакомиться с требованиями и предоставить все необходимые документы в установленные сроки для успешного оформления трудовой книжки.
Подготовка необходимых документов
Для оформления трудовой книжки в 2023 году необходимо подготовить следующие документы:
| № | Наименование документа |
|---|---|
| 1 | Заявление о приеме на работу |
| 2 | Паспорт гражданина Российской Федерации |
| 3 | Документ об образовании |
| 4 | Свидетельство о браке (если применимо) |
| 5 | Трудовой договор (копия) |
| 6 | Справка о заработной плате предыдущей работы (если применимо) |
| 7 | Медицинская справка формы 086-У (санитарно-эпидемиологическое заключение) |
Перед началом оформления трудовой книжки рекомендуется заранее подготовить и оформить все необходимые документы, чтобы избежать задержек и проблем при процессе оформления.
Сбор необходимых документов
Прежде чем приступить к оформлению трудовой книжки, вам потребуется собрать необходимый пакет документов. Вот список документов, которые вам понадобятся:
- Паспорт гражданина Российской Федерации. Для оформления трудовой книжки вам необходимо предоставить ксерокопию всех заполненных страниц вашего паспорта.
- Заявление на оформление трудовой книжки. Заявление должно быть написано на бланке вашей организации и подписано руководителем.
- Фотография размером 3×4 см. На фотографии должно быть изображено ваше лицо без головных уборов и снятие фотографии должно быть свежим.
- Справка об образовании. Для оформления трудовой книжки вам потребуется предоставить ксерокопию вашего диплома о высшем или среднем специальном образовании.
После сбора всех необходимых документов, вы можете приступить к последующим этапам оформления трудовой книжки.
Шаг 3: Получение согласия работодателя и обращение в трудовую инспекцию
После того, как вы заполнили необходимые поля в заявлении на получение трудовой книжки, вам необходимо получить согласие вашего работодателя на оформление и принять все необходимые меры для отправки документов в трудовую инспекцию.
Вы должны обратиться к вашему работодателю и сообщить о вашем желании оформить трудовую книжку. Предоставьте ему заполненное заявление и запросите его подтверждение. Работодатель должен подписать заявление и предоставить вам копию для дальнейшего отправления в трудовую инспекцию.
После получения согласия работодателя вам необходимо обратиться в ближайшую территориальную инспекцию Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) для дальнейшего оформления трудовой книжки.
В трудовую инспекцию вы должны предоставить следующие документы:
| 1 | Заполненное и подписанное заявление на оформление трудовой книжки |
| 2 | Копия подтвержденного вашим работодателем заявления |
| 3 | Документ, удостоверяющий вашу личность (паспорт) |
Также вам могут потребоваться дополнительные документы в зависимости от требований трудовой инспекции и вашей конкретной ситуации.
Далее остается только дождаться окончательного рассмотрения заявления трудовой инспекцией и получить вновь оформленную трудовую книжку. Обычно процесс занимает несколько дней до нескольких недель, в зависимости от загруженности инспекции.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).