Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные реквизиты товарного чека без кассового в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Фискальными документами (ФД) называют бумаги, в которых фискальные данные (сформированные ККТ сведения о расчётах) представлены по утверждённой форме. Фискальные документы создаются с помощью онлайн-кассы и хранятся в фискальном накопителе. Сформированные ФД должны быть переданы в ФНС и, при необходимости, в систему маркировки и прослеживаемости товаров «Честный ЗНАК».
Виды фискальных документов
С помощью онлайн-кассы можно сформировать разные виды фискальных документов:
| Кассовый чек и бланк строгой отчётности (в том числе чек самозанятого) | Подтверждает оплату товара или услуги |
| Кассовый чек коррекции и БСО коррекции | Исправляет данные в обычном чеке или БСО |
| Отчёт об открытии смены | Подтверждает то, что кассир открыл смену |
| Отчёт о закрытии смены | Подтверждает то, что кассир закрыл смену не позднее, чем через 24 часа после её открытия. Заменил Z-отчёт |
| Отчёт о регистрации | Нужен для фискализации кассы и завершения её регистрации в ФНС |
| Отчёт об изменении параметров регистрации | Нужен для фискализации кассы при её перерегистрации в ФНС |
| Отчёт о закрытии фискального накопителя | Подтверждает то, что фискальный накопитель больше не используется |
| Отчёт о текущем состоянии расчётов | Информирует продавца о количестве сделок за смену и о том, сколько документов не было передано в ФНС. Заменил Х-отчёт |
| Подтверждение оператора о проверке ФД | Информирует продавца о том, что ОФД проверил фискальные документы |
| Запрос о коде маркировки и ответ на запрос | Применяются при проверке кода маркировки на товаре на подлинность |
| Уведомление о реализации маркированного товара и квитанция на уведомление | Нужны для передачи данных о продаже маркированной продукции в «Честный ЗНАК» |
Оформление товарного чека по продажам
Заполнение документа обычно трудностей не вызывает. В бланк вносятся сведения о каждой позиции приобретенных ценностей (наименование ТМЦ, количество, цена и стоимость). В заключительной строке прописывается итоговая сумма, уплаченная за всю покупку в целом.
Обратить внимание следует на оформление чека при покупке одного наименования товара: оставлять пустые строки в документе нельзя, их нужно перечеркнуть так, чтобы не оставить возможности внести в них какие-либо записи.
В случае приобретения множества позиций товаров, когда строк в одном бланке документа не хватает, возможны два варианта заполнения:
- оформляют несколько чеков, отдельно нумеруя и выводя итоговую сумму по каждому чеку;
- заполняют форму с пометкой «Продолжение товарного чека №…» и подсчетом одной общей суммы под одним номером документа.
Подотчетник предъявил кассовый чек с перечнем товаров, нужно ли требовать товарный чек
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Если расчеты ведутся в безналичной форме, товарный чек может входить в пакет документов, подтверждающих отгрузку, наряду с накладной, актом передачи ценностей, счетом-фактурой. Здесь он применяется без кассового чека, который смысла при безналичных расчетах не имеет.
4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.1993 N 745). Среди новых реквизитов фигурирует «адрес сайта уполномоченного органа в сети Интернет (абзац шестнадцатый ст.
- форма расчета (наличными или электронно);
- рег. номер контрольно-кассовой машины, заводской номер фискального накопителя;
- сайт, где можно проверить подлинность чека;
- электронная почта продавца и покупателя, на которую можно отправить документ в электронной форме;
- адрес установки кассовой техники;
- QR-код для автоматического считывания данных чека, и др.
В настоящее время такой реквизит, как должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту), в перечне реквизитов, установленных ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, содержится.
В общем-то, правильное оформление товарного чека и закон не обязует ни крупные компании, ни частных владельцев небольшого бизнеса, ставить штамп своей организации на бланке строгой отчетности. Но при его наличии, сделать это все же рекомендуется. С юридической точки зрения этот шаг является еще одним доказательством, что сделка прошла в соответствии с требованиями контролирующих органов.
Если в какой-то момент документ придется предъявлять из-за того, что товар оказался некачественным, штемпель позволит приобретателю доказать, что покупка была сделана именно в этом месте, у конкретного человека, поскольку распечатать ее самостоятельно дома не составляет никакого труда. Такое доказательство не нужно самому предпринимателю, но оно повышает уровень доверия клиентов, а значит, создает правильный имидж.
Обязательные реквизиты товарного чека без кассового в 2021 году
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.
Пример оформления формы КО-1 смотрите в материале «Приходный кассовый ордер — бланк и образец».
Итак, использование товарных чеков без кассовых действительно законно, хоть они и не являются платежными документами. Но только в случаях, когда организация или ИП по закону могут не использовать контрольно-кассовую технику. Да и то в случаях, когда такой чек обладает всеми необходимыми реквизитами – наименованием продавца, его ИНН, датой и временем расчета, наименованием товара, его суммой и т.д. В этом случае товарный чек даже можно использовать при подсчете налоговых расходов.
Этот вопрос создает наибольшие трудности для всех участников проверки авансовых отчетов: как для проверяющих работников, так и для отчитывающихся. По существующей сложившейся практике налоговых проверок, оправдательными документами являются:
- чек ККТ;
- пассажирские билеты, посадочный талон;
- товарные чеки/накладные;
- квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.
На практике по каждому пункту списка у бухгалтера могут возникнуть определенные требования, а у подотчетных лиц вопросы.
Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с кассовыми чеками — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине). Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.
К авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, но и факт их получения.
Кассовый чек подтверждает только факт оплаты, поэтому его недостаточно для подтверждения факта приобретения товаров (работ, услуг).
Положением о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.
В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.
1 июля 2017 года старый порядок прекратит свое действие. При этом у предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц, применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок, для них он становится обязательным с 1 июля 2018 года.
Таким образом, до середины 2018 года будут действовать два порядка оформления кассовых чеков: на старых аппаратах и новых.
Следуя прежнему порядку, необходимо проверять наличие следующих обязательных реквизитов на кассовых чеках:
- наименование организации;
- ИНН;
- заводской номер ККТ;
- порядковый номер чека;
- дата и время покупки (оказания услуги);
- стоимость покупки (услуги);
- признак фискального режима.
По новым правилам обязательные реквизиты кассового чека будут проверяться автоматически в формате, установленном налоговиками. Это значительно облегчит контроль подтверждающих оплату документов.
Обязательным элементом нового кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки.
Необходимо помнить, что в отдельных случаях разрешено выдавать не кассовый чек, а бланк строгой отчетности (БСО).
Кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать, за исключением случаев, установленных законом, следующие обязательные реквизиты:
- порядковый номер за смену;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
- идентификационный номер налогоплательщика;
- применяемая при расчете система налогообложения;
- признак расчета (получение средств от покупателя — приход, возврат покупателю средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю — расход, получение средств от покупателя , выданных ему, — возврат расхода;
- наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость;
- сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
- форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
- должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту);
- регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
- заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
- фискальный признак документа;
- адрес сайта уполномоченного органа в сети «Интернет», на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
- абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
- адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
- порядковый номер фискального документа;
- номер смены;
- фискальный признак сообщения.
Документы, которыми подтверждаются расходы командировочных работников, как правило, включают:
- билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
- подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
- документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
- страховые полисы на поездку;
- документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
- документы об оплате получения виз.
В подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты:
- наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
- наименование фрахтовщика;
- дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
- стоимость пользования легковым такси;
- фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.
В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.
Таким образом, водитель легкового такси обязан выдать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать установленные реквизиты.
В каких целях используется товарный чек
Товарный чек нужен, как правило, для подтверждения факта приобретения товара и установления суммы денежных средств, внесенных при совершении покупки.Таким образом, сотрудник предприятия может подтвердить факт покупки, оплаченной за наличный расчет, при возмещении понесённых им расходов. Но бухгалтерия предприятия может отказать в приеме товарного чека, как подтверждающего расходы физического лица, если придет к выводу, что продавец совместно с товарным чеком или вместо него должен был выдать кассовый фискальный документ.Также товарный чек может быть использован при возникновении претензий к товару для его дальнейшего обмена, устранения в нем недостатков или обмена.Без товарного чека в этой ситуации невозможно установить факт покупки, цену, по которой товар был приобретен, и дату сделки.
Способы заполнения товарного чека
Обычно товарный чек представляет собой бланк формата А6 с внесенными в него реквизитами и таблицей.Заполнить товарный чек можно двумя способами:
- С использованием компьютерной техники. Так поступают в том случае, если в магазине (торговой точке) учет поступления и расхода продукции ведётся в электронном виде. Продавцу остается только ввести наименование и количество товара, приобретаемого покупателем, а остальные данные автоматически заносятся в бланк товарного чека при его распечатывании.
- Вручную. В этом случае вся необходимая информация вносится в документ стандартной формы от руки.
Как подтвердить расходы без кассового чека
По общему правилу, для подтверждения расходов, необходимы документы, подтверждающие факт их оплаты. Такими документами являются: квитанция к приходному кассовому ордеру, товарный чек, иной документ, содержащий сведения о приобретенных материальных ценностях, оказанных услугах или выполненных работах, с обязательным приложением кассового чека. Однако существуют исключения из этого правила.
- Наименование;
- Номер и дату выдачи;
- Наименование организации или предпринимателя;
- ИНН поставщика;
- Количество и наименование материальных ценностей, либо услуг;
- Сумму полученных в качестве оплаты наличных денег или сумму, внесенную платежной картой;
- Сведения о должностном лице, выдавшем документ: должность, ФИО, личная подпись.
Является ли кассовый чек товарным чеком
Необходимость составления такого документа объясняется тем, что кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).
Кассовый чек может быть одновременно и документом об оплате, и первичным документом. Если в нем есть все реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона № 129 «О бухучете». Наименование документа, дата составления и т.д. Тем более что в пункте 5 этой же статьи есть фраза — внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные документы. То есть это подтверждает, что кассовые и банковские документы могут быть первичкой, если оформлены правильно. И еще один аргумент из гражданского законодательства. В статье 493 ГК сказано, что розничный договор считается заключенным, если выдан кассовый ИЛИ товарный чек или иной документ об оплате. То есть саму ситуацию, когда выдан лишь кассовый чек ГК допускает.
Можно ли принять в качестве подтверждения расходов квитанцию к приходному кассовому ордеру
Таким образом, стоимость приобретенных за наличный расчет материалов можно учесть при расчете единого налога, даже если продавец не выбил кассовый чек. Для подтверждения оплаты таких расходов достаточно иметь квитанцию к приходному кассовому ордеру, выписанную продавцом.
Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).
Преимущества использования товарного чека без кассового чека
Использование товарного чека без кассового чека имеет ряд очевидных преимуществ, которые положительно сказываются как на потребителях, так и на предпринимателях:
1. Удобство и экономия времени
Товарный чек без кассового чека позволяет быстро оформить покупку, без необходимости ждать выдачи и печати через кассовый аппарат. Это особенно актуально в очередях, когда время является ценным ресурсом. Кроме того, использование товарного чека упрощает и ускоряет процесс возврата или обмена товара.
2. Экологическая дружелюбность
Отказ от бумажного кассового чека в пользу электронного товарного чека способствует сокращению потребления бумаги и, как следствие, снижению экологической нагрузки. Это важно для сохранения окружающей среды и содействия экологически ответственному образу жизни.
3. Улучшение лояльности клиентов
Предоставление покупателям возможности получить товарный чек без кассового чека может быть одним из способов повышения уровня обслуживания и улучшения клиентской лояльности. Быстрое и удобное оформление покупки вносит положительный вклад в общее впечатление о магазине или бренде.
4. Уменьшение затрат на обслуживание кассовых аппаратов
Использование товарного чека без кассового чека позволяет сократить затраты на покупку, обслуживание и апгрейд кассовых аппаратов. Это выгодно для предпринимателей, особенно для малого и среднего бизнеса, которые могут перераспределить ресурсы на другие важные направления развития своего предприятия.
5. Возможность хранения электронных чеков
Товарный чек без кассового чека может быть предоставлен в электронном формате, что дает возможность клиентам сохранять его в электронном виде на компьютере или смартфоне. Это удобное решение, которое позволяет легко найти и получить доступ к информации о покупке в любое удобное время.
В итоге, отказ от использования кассового чека в пользу товарного чека без кассового чека позволяет существенно упростить процесс покупки, сократить экологическую нагрузку, повысить уровень обслуживания и снизить затраты на обслуживание кассовых аппаратов. Эти преимущества делают такую систему более привлекательной и выгодной как для потребителей, так и для предпринимателей.
Обязательные реквизиты кассового чека
Так как кассовый чек представляет собой основной платежный документ, то форма его должна соответствовать некоторым требованиям. Данные требования относятся к необходимым реквизитам, количество которых по сравнению с прежними образцами стало значительно больше. Как и прежде кассовый чек выходит из ККТ, то сам аппарат должен получить аккредитацию в ФНС с присвоением регистрационного номера. Помимо привычных для нас реквизитов (номер чека, дата покупки и время покупки, данные ИП, сумма покупки), в чеке должны быть следующие реквизиты:
- название;
- режим налогообложения;
- признак расчета (например, приход или расход);
- наименование товара (услуги, работы);
- наличный расчет или безнал;
- сведения о кассире (его ФИО, должность или номер), номер смены;
- номер ККТ, который был присвоен при регистрации в ФНС;
- фискальные данные (заводской номер, признак);
- ссылки на сайт ФНС, интернет магазина, адрес электронной почты предпринимателя;
- QR-код.