Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Плюсы и минусы электронного документооборота». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.
Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.
ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.
В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.
Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.
Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.
Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).
Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.
Порядок перехода на ЭДО
Для того, чтобы обмениваться с контрагентами, в том числе и с налоговыми органами, электронными документами, необходимо выполнить несколько последовательных шагов:
-
Подписать Соглашение об электронном документообороте (ЭДО).
-
Приобрести электронную подпись в специальном удостоверяющем центре, прошедшим аккредитацию Министерства связи РФ. При этом у каждого сотрудника, который будет подписывать документы от имени компании должна быть своя ЭП.
-
Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним соглашение. Обычно выбирают того оператора, с кем работают контрагенты компании, чтобы было удобнее взаимодействовать.
-
Определиться с программным обеспечением системы ЭДО. Это может быть онлайн сервис, или специальное программное обеспечение, интегрированное в учетную систему компании.
Схема работы с сервисами электронного документооборота (ЭДО)
Каждая сторона заключает договор с оператором ЭДО и настраивает систему. Дальше происходит обмен электронными документами:
1. Менеджер создает документ. Счет-фактуру, договор или накладную, размещает в системе ЭДО и подписывает электронной подписью.
2. Отправляет документ контрагенту. Через специальную систему ЭДО. Когда документ приходит, его статус меняется — менеджер сразу это видит.
3. Подписывают с другой стороны. Если документ в порядке, контрагент его подписывает электронной подписью. Менеджер получает подписанную копию через ЭДО.
У каждой стороны свой электронный документ вместо бумажного экземпляра. Он хранится на серверах оператора ЭДО. Получить доступ к нему можно в любой момент. Вот как работает ЭДО и что это такое простыми словами.
Как выбрать подходящую систему
Чтобы работать в ЭДО, нужно получить электронную подпись, а потом выбрать систему. Система электронного документооборота — это программа для работы с электронными документами. Выбирают исходя из объема документов, которыми планируют обмениваться, и числа сотрудников, которые будут с документами работать.
Также можно выяснить, какую систему используют контрагенты и партнеры и подключить аналогичную. Тогда можно будет обмениваться файлами напрямую, без роуминга.
При выборе системы смотрите на следующее параметры:
- Тарифы. Изучите, за что придется платить. Например, в одних системах внешний документооборот дороже, чем внутренний, а других нет разницы в стоимости. Еще сравните, что выгоднее: купить пакет документов на год вперед или без ограничений приобрести пару-тройку лицензий.
- Интерфейс. Чем проще, тем лучше — не придется платить за обучение сотрудников. Попробовать можно в течение бесплатного демо — запрашивайте у оператора.
- Мобильное приложение. Есть не у всех популярных систем. Без приложения не получится оперативно подписывать документы в командировках или при выезде на объекты.
- Роуминг. Если контрагенты и партнеры используют разные системы ЭДО, придется подключать роуминг. Проверьте, сколько это стоит и поддерживает ли технологию приглянувшейся оператор.
- Саппорт. Идеально — если работает круглосуточно, а на связи — персональный менеджер. Сможете оперативно решать проблемы, а не ждать, пока до вас дойдет очередь.
- Внедрение. Иногда входит в общую стоимость, но бывает приходится оплачивать отдельно. Приценивайтесь, что выгоднее.
Переход на электронный документооборот
Чтобы с бумажного документооборота перейти на электронный, следуйте инструкции:
Обновите учетную политику. Добавьте в нее, что теперь компания работает с электронными документами, с электронной подписью. Если надо, заключите дополнительные соглашения о признании неквалифицированной ЭП.
Проанализируйте потребности. Изучите, какие процессы в компании требуют электронного документооборота, обмен каких документов удобнее автоматизировать.
Выберите оператора ЭДО. Исследуйте рынок. По цене, сервису и репутации выберите поставщика ЭДО. Заключите с ним договор и оплатите тариф.
Подготовьте техническую часть. Установите программное обеспечение и все, что относится к системе электронного документооборота. Если своими силами трудно, пригласите интегратора со стороны оператора.
Получите ЭП. Лучше квалифицированную. Она тождественна личной, ею можно подписывать любые документы.
Подключитесь к системе ЭДО. Создайте учетную запись, укажете сведения о компании.
Сообщите контрагентам. Если у вас разные системы, оформите роуминг у оператора.
Обучите сотрудников. Объясните, как создавать и отправлять электронные документы, как получать и обрабатывать входящие.
Что важно знать про электронный документооборот
ЭД – это создание, согласование, хранение, учет и отправка документов в электронном виде, без необходимости их распечатывать. Все цифровые копии документов имеют такую же юридическую силу, как оригиналы. Все действия с документами вы и ваши сотрудники осуществляют в системе электронного документооборота, или СЭД. Это облачный сервис, который дает возможность хранить все документы компании в электронном виде и управлять ими. Всё удобно и прозрачно: вы видите список документов, которые у вас есть, в любой момент в пару кликов можете посмотреть, когда и кем они были созданы, отредактированы, согласованы и т.д. Чтобы этим пользоваться, нужно купить лицензию на программу, ЭЦП и платить абонентскую плату за то, что сервис работает. Некоторые компании автоматизируют документооборот частично. Допустим, договоры с контрагентами заключают в электронном виде и закрепляют электронно-цифровой подписью, а внутренние заявления, приказы и распоряжения распечатывают, согласовывают и подписывают вручную. Электронный документооборот «на максималках» – это полный отказ от бумажных документов, и внутренних, и внешних. Главное, что нужно понять, прежде чем переходить на ЭД – нужен ли он вашей компании, облегчит ли решение повседневных рабочих задач и ускорит ли бизнес-процессы. На практике он подходит любым компаниям с большим объемом корреспонденции – не только крупного, но среднего и малого бизнеса. Если у вас пара сделок в год, не стоит заморачиваться. Большой объем – это сотни сделок в месяц, когда бумажная работа действительно отнимает много времени и ресурсов. Если это про ваш бизнес, смысл во внедрении ЭД есть.
Преимущества электронного документооборота
Электронный документооборот имеет массу преимуществ перед бумажным.
Оптимизация бизнес-процессов
Обмен документами становится прозрачным и происходит гораздо быстрее. Сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.
Снижение расходов
Когда документооборот переходит в цифровой режим, не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников.
Безопасность
Снижается проблема человеческого фактора: документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. А передачу данных защищает шифрование.
Упрощённое представление документов в контролирующие органы
Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы.
Освобождение места в архиве
Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищённом сервере.
Снижение количества ошибок
Сервис ЭДО предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа. А интеграция с 1С и другими учётными системами исключает ошибки ручного переноса данных.
Отличия электронного документооборота от бумажного
Главное отличие электронного документооборота от бумажного — способ передачи и хранения документов. В ЭДО файлы перемещаются по предоставленному оператором каналу связи, а в бумажном документообороте — с помощью почты или курьерской службы. Оператор ЭДО хранит документы в цифровой среде, организованной с помощью программного обеспечения, а в бумажном документообороте они представлены в виде физических носителей.
В таблице приведены отличия ЭДО и бумажного документооборота по ряду критериев.
| Критерии | ЭДО | Бумажный документооборот |
|---|---|---|
| Документы являются оригиналами и имеют юридическую силу | Да | Да |
| Можно ли потерять документ | Нет | Да |
| Прозрачность документооборота | Можно узнать из истории документа, кто подписал и отправил его, а также увидеть точное время, когда это произошло | Можно узнать подписанта |
| Время передачи контрагенту | Мгновенно | От 2 до 10 рабочих дней, зависит от удалённости компании и выбранной услуги почтовой службы |
| Требуется физическое хранилище | Нет | Да |
| Требуется применение оргтехники | Нет | Да |
| Есть поиск по ключевым словам | Да | Нет |
Нормативная база для электронного документооборота
Важно, чтобы онлайн-документы составлялись в соответствии с нормами законодательства. Базовым нормативным актом в этой области является закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации…». Пункт 4 ст. 11 закона № 149-ФЗ позволяет приравнять обмен электронными сообщениями к бумажному документообороту. Но и электронные документы должны быть заверены подписью. Порядок такого удостоверения определяется отдельным нормативным актом — законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Электронный документооборот бухгалтерских документов основан на положениях п. 5 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете».
Если же говорить об обмене данными внутри компании, то здесь все обычно гораздо проще. Электронная подпись, как правило, не требуется, а ответственным за информацию считается тот сотрудник, с корпоративного почтового ящика которого было отправлено письмо. Хотя в крупных компаниях могут и для внутреннего документооборота применяться более сложные схемы защиты данных.
Как совмещать бумажный и электронный документооборот
Электронный и бумажный документооборот совмещать можно — как с одним контрагентом, так и с разными; внутри компании и с другими фирмами. Но это всегда будут разные документы: нельзя один и тот же договор сначала пропустить через систему ЭДО и подписать электронной подписью, а затем распечатать и подписать рукой.
Нельзя один и тот же договор сначала пропустить через систему ЭДО и подписать электронной подписью, а затем распечатать и подписать рукой
Но можно один документ подписать через ЭДО, а другой — по старинке. Например, договор с поставщиком — на бумаге, а счета и акты с ним же уже подписывать через ЭДО.
А еще важно, что нельзя подписать документ 50 на 50. То есть не получится сделать так, что одна компания отправила документ через ЭДО, а другая приняла его, распечатала и подписала на бумаге. Если один контрагент подписывает электронной подписью, другой тоже подписывает так, и наоборот.
Ну и наконец, если с бумагой напряженки нет, компания может просто распечатывать документы из системы ЭДО и складывать их в шкаф.
Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО
Мы подготовили чек-лист, который поможет понять, нужна ли вам эта система:
- В вашей компании больше 100 сотрудников.
- У компании есть филиалы/отделения.
- У компании больше 10 клиентов.
- Вам важно получать оплату в день выставления документов.
- Вы намерены уменьшить риски, связанные с потерей документов.
- Вы хотите с минимальными усилиями обмениваться документами с ФНС.
- У компании есть крупные заказчики, работающие только с ЭДО.
- Вы замечаете, что сотрудники слишком долго ищут нужные документы.
- Вам важно легко и быстро находить подписанные оригиналы документов.
- Вы хотите видеть, какие из отправленных цифровых файлов уже подписаны контрагентами, а какие еще нет.
1. С помощью КЭДО можно подписывать кадровые документы электронной подписью. Это удобно, если у вас распределенная команда или офисы в разных городах.
2. Плюсы КЭДО:
- упрощает КДП с удаленными и офисными сотрудниками;
- ускоряет подписание массовых документов;
- экономит время кадровиков;
- делает КДП прозрачнее.
3. Недостатки кадрового ЭДО — дополнительные расходы компании, работники должны иметь под рукой компьютер или смартфон.
4. В КЭДО можно подписывать любые кадровые документы, за исключением:
- бумажных трудовых книжек,
- приказов об увольнении офисных сотрудников,
- актов о несчастном случае на производстве,
- инструктажей по охране труда.
5. Чтобы перейти на КЭДО, нужно:
- выбрать систему для электронного документооборота;
- протестировать безопасность системы и ее возможности;
- настроить интеграции и перенос данных;
- оформить локальные нормативные акты, получить согласие сотрудников;
- обеспечить доступ сотрудников в личный кабинет и организовать выпуск электронных подписей;
- собирать обратную связь сотрудников.
Сокращение расходов: противоположные результаты
Внедрение ЭДО и ЭЦП может дать какую-то экономию в печатных листах. Но как насчёт денег?
Предположим, что компания много печатает и хочет избавиться от расходов на принтеры, расходные материалы и сервис. Одна ЭЦП стоит от 1000 до 6000 рублей в год, в зависимости от сферы деятельности компании. Внедрение ЭДО стоит около 3000 рублей в месяц (система 1С, отправка 100 комплектов включена в стоимость, каждый дополнительный – 10 рублей).
Если оформить ЭЦП на 1 сотрудника, то при должном объеме документов никакие другие задачи он решать не сможет. Только проверять и подписывать счета, договоры, накладные, акты и так далее. Поэтому к стоимости ЭЦП и ЭДО прибавится годовая зарплата подписанта. И вряд ли подписание любых документов, включая финансовые отчётности, доверят человеку на невысокой должности с маленькой зарплатой. Это просто небезопасно. Есть и другая проблема: что будет, если единственный сотрудник с ЭЦП заболеет, уедет в отпуск или уволится?
Можно оформить ЭЦП на 10 сотрудников, но это стоит от 10 до 60 тысяч рублей в год. И ещё, как минимум, 36 тысяч рублей оператору ЭДО.
Если же внедрять ПО, годовая API- лицензия на использование ЭДО (ЭВМ «Диадок») обойдётся в 18 тысяч рублей. Та же компания предлагает услуги посредника: от 4200 рублей в месяц за передачу 600 документов до 68.4 тысяч рублей в месяц за передачу 12 тысяч документов.
И к любым расходам на ЭЦП и ЭДО необходимо прибавить стоимость печати документов, потому что полностью исключить её компания не сможет.