Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подготовиться к проверке трудинспекции». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если инспекторы нашли нарушения, они составят предписание об их устранении в определённый срок. Устраняйте нарушения вовремя, тогда у вас будет шанс обойтись без штрафа и получить только предупреждение.
Сообщите письмом в ГИТ, что исполнили предписание и приложите копии подтверждающих документов по каждому пункту. Если этого не сделать, вам назначат повторную внеплановую проверку.
Если не можете устранить нарушение в срок, направьте в ГИТ ходатайство о продлении. Это нужно сделать не позднее, чем за 5 рабочих дней до истечения срока, который указан в предписании. В ходатайстве пропишите причины задержки и перечислите, что уже выполнили. В этом случае ГИТ может продлить срок.
Этап 6. Личные карточки и приказы
Личные карточки Т-2 должны содержать максимум запрашиваемой информации. Проверьте наличие записей о переводах, изменениях оклада и предоставляемых отпусках. Данные разрешено вводить как вручную, так и в печатном виде. Обязательно возьмите подписи работника в графе «Прием и переводы» возле каждого вписанного приказа.
Приказы о приемах и увольнениях имеют срок хранения 75 лет, так что имеет смысл вести их аккуратно, независимо от проверок. Каждый приказ обязан иметь под собой основания — заявление, трудовой договор, соглашение сторон и т. д. Обязательным является своевременное ознакомление с приказом работника. Недопустимо составлять документ задним числом. Дата приема на работу должна совпадать с датой приказа или быть более поздней.
Приказы на отпуск проверяйте на наличие и на соответствие графику отпусков. Важно взять подписи сотрудников в приказах перед отпуском, к примеру, за 2 недели, если у вас нет практики письменного извещения о предстоящем отпуске.
Порядок проведения профилактического визита
Сразу надо отметить, что по результатам профилактического визита работодатель не привлекается к административной ответственности. Также инспектор не может выдать предписание, обязательное к исполнению (п.8 ст.52 Закона № 248-ФЗ).
По окончании профилактического визита инспектор не составляет протокол и не назначает какие-либо штрафы. Роструд информирует, что главной задачей профилактического визита является помощь работодателю в выявлении, устранении и предотвращении рисков нарушения трудового законодательства.
По результатам профилактического визита работодателю даются рекомендации, которые не носят обязательный для исполнения характер, но к которым очень целесообразно прислушаться.
Отметим, что, по общему правилу, профилактический визит не является обязательным мероприятием для работодателя, то есть компания вправе отказаться от него. Это не влечет какие-либо негативные последствия.
Между тем, для отдельных компаний профилактический визит является обязательным. К данной категории относятся работодатели:
- которым присвоен категории высокого и значительного риска;
- которые осуществляют деятельность в сферах с высоким риском производственного травматизма (п.32 Положения о проверках ГИТ).
Частые ошибки работодателей
Среди наиболее частых ошибок работодателей, которые приводят к проверкам, можно отнести следующие:
-
Несвоевременная выплата зарплаты
-
Выплата зарплаты не в полном объеме или меньше МРОТ
-
Задержка расчета при увольнении сотрудника
-
Нарушение сроков выплаты отпускных
-
Отказ от оплаты сверхурочной работы
-
Отказ от права сотрудника на отпуск
-
Отказ от проведения спецоценки условий труда
-
Отказ от выдачи сотруднику расчетных листков
-
Ошибки в трудовых договорах или уклонение от его оформления (замена трудового договора договором ГПХ, отсутствие четких дат выплаты зарплаты в договоре, отсутствие указания трудовой функции и другие фактические ошибки в тексте договора).
Важно знать, что трудовой проверкой ГИТ может быть охвачен весь период деятельности работодателя. Такие мероприятия не ограничены каким-либо сроком, разве что сроками хранения документов и существования компании. Однако законодательством установлен срок давности привлечения работодателей к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. Он составляет один год и исчисляется со дня совершения правонарушения. Если нарушение является длящимся, срок давности исчисляется со дня обнаружения его надзорным органом. Но это спорная ситуация. Суды не раз приходили к выводу, что нарушения требований трудового законодательства в большинстве случаев не носят длящийся характер. Поэтому срок давности привлечения работодателя к ответственности исчисляется со дня совершения им правонарушения (Постановление Верховного Суда РФ от 01.11.2018 № 3-АД18-7, Постановление Верховного Суда РФ от 01.03.2017 № 84-АД17-1, Решение Московского городского суда от 24.05.2018 по делу № 7-6942/2018).
Ещё один спорный момент связан с количеством нарушений. Суды приходили к выводу, что штрафовать должны однократно за всех работников, а не по отдельности за каждого, если одинаковое нарушение допущено в отношении нескольких работников (Постановление Верховного Суда РФ от 07.03.2018 № 20-АД18-3, Постановление Верховного Суда РФ от 09.08.2016 № 29-АД16-9, Решение Московского городского суда от 24.01.2018 по делу № 7-0329/2018).
Напоминаю, такие уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс, как готовые решения и путеводитель по кадровым вопросам, окажут вам серьёзную поддержку при решении нестандартных сложных спорных ситуаций. Выводы готовых решений и путеводителя по кадровым вопросам учитывают нормы действующего законодательства, актуальную сложившуюся судебную практику и официальные разъяснения органов власти.
Документы, которые необходимо представить к проверке
В регламенте закреплен перечень документов, которые могут потребовать при проверке ГИТ (пункт 13 регламента).
Перечень закрытый, но достаточно обширный. В целом, документы, которые потребуется представить к проверке можно выделить в следующие группы:
1. Уставные документы.
2. Документы по оплате труда.
3. По кадровому учету:
- трудовые договоры и допсоглашения;
- штатное расписание и изменения к нему;
- графики отпусков;
- приказы — прием, увольнения, переводы, отпуск;
- личные карточки;
- трудовые книжки и журналы их учета;
- локальные нормативные акты (ЛНА).
4. По охране труда (ОТ):
- регламентирующие документы — приказы, ЛНА, должностные инструкции;
- инструкции по ОТ;
- журналы вводного и первичного инструктажа;
- документы по медосмотрам, обучению;
- карточки выдачи средств защиты и другое.
5. Документы по защите персональных данных.
6. Документы по специальной оценке условий труда.
С высокой долей вероятности при осуществлении контрольных мероприятий инспекторы будут обращать внимание на следующее:
- Задолженность по заработной плате.
- Обоснованность расчета заработной платы и своевременность всех выплат.
- Наличие трудового договора и его соответствие требованиями ТК РФ.
- Наличие локально-нормативных актов, регламентирующих расчет заработной платы, штатного расписания, графика отпусков.
- Индексация заработной платы.
- Охрана труда и специальная оценка условий труда.
Проверки при Covid-19
В 2020 и 2021 годах в связи с пандемией COVID-19 были введены льготные правила осуществления проверок ГИТ в целях соблюдения мер по недопущению распространения коронавирусной инфекции. Проверки организаций и ИП проводятся дистанционно в тех случаях, когда это возможно. Плановые проверки могут быть заменены инспекционными визитами.
План проверок на 2021 год также исключает организации, относящиеся к малому бизнесу. В том случае, если такая организация по ошибке была включена в плановый перечень проверок на 2021 год, ее руководитель имеет полное право обратиться в контролирующий орган, подав заявление с просьбой исключить данную организацию из перечня.
Эти изменения закреплены в Постановлении Правительства РФ № 1969 от 30.11.2020 года.
Основания для проведения проверки
Трудовая инспекция проводит проверки в следующих случаях:
- при поступлении заявлений от сотрудников организации о фактах нарушения работодателем трудового законодательства;
- при наличии жалобы со стороны работника предприятия о нарушении его трудового права. К таким нарушениям, например, относятся:
- задержка выплаты или невыплата заработной платы;
- неверный расчет компенсаций при увольнении;
- невыплата пособий или оплаты за сверхурочную работу;
- отсутствие желания работодателя заключать трудовой договор;
- некорректно оформленный трудовой договор, влекущий за собой нарушение прав работника;
- несоответствие фактических условий труда формулировкам трудового договора.
- при поступлении от сотрудника предприятия просьбы о проверке соответствия его рабочего места условиям требований Охраны труда;
- по окончании срока для устранения нарушений трудового законодательства, предписанных работодателю.
Как сократить количество проверок Роструда
Новый закон предусмотрел механизмы, с помощью которых можно сократить количество проверок или вообще получить карт-бланш от ревизоров в виде освобождения от плановых проверок.
В отдельных сферах деятельности КНМ органов надзора заменят альтернативные институты:
- независимая оценка соблюдения обязательных требований;
- страхование ответственности;
- участие в саморегулируемых организациях.
К примеру, компания может быть освобождена от проведения плановых проверок, если заключить договор страхования рисков причинения вреда (ущерба) (п. 9 ст. 25 Закона о госконтроле) или станет членом СРО, у которого с надзорным органом заключено соглашение о том, что проверки деятельности членов организацией приравниваются к плановым проверкам органа надзора.
Виды профилактических мероприятий
Профилактику сделали приоритетом
Приоритет профилактических мероприятий по отношению к надзорным закреплен законом. Предусмотрено 7 видов профилактических мероприятий.
| Мероприятие | Характеристика |
| Меры стимулирования добросовестности | Принимаются в качестве мотивации соблюдения обязательных требований в виде нематериального поощрения добросовестных контролируемых лиц |
| Консультирование | Осуществляется должностным лицом органа надзора по обращениям контролируемых лиц в виде разъяснений по вопросам, связанным с организацией и осуществлением государственного надзора. Консультирование может осуществляться по телефону, посредством видео-конференц-связи, на личном приеме либо в ходе проведения профилактического или надзорного мероприятия |
| Самообследование | Самостоятельная оценка, которая проводится в целях добровольного определения контролируемыми лицами уровня соблюдения ими обязательных требований |
| Профилактический визит | Проводится инспектором в форме профилактической беседы по месту осуществления деятельности контролируемого лица либо путем использования видео-конференц-связи |
Одним из профилактических мероприятий является самообследование. По закону компания может пройти проверку в автоматизированном режиме с использованием одного из способов, указанных на официальном сайте контрольного органа. Если по итогам самообследования компания получит высокую оценку, она вправе принять декларацию соблюдения обязательных требований, срок действия которой от 1 до 3 лет (ст.51 Закона о госконтроле).
Какие преференции даст декларация, закон не говорит. Их определят дополнительно.
Возможно, в период действия декларации в отношении компании не будут проводить плановые проверочные мероприятия.
Законодательство дает представителям инспекции право проводить ревизии:
- Плановые.
Может быть проведена в отношении любой организации один раз в три года. Для начала достаточно одного из оснований:
— Со дня регистрации работодателя или последней проверки прошло три года.
— Работодатель фактически ведет предпринимательскую деятельность три года с момента подачи извещения в налоговый орган.
- Внеплановые:
— Выездные.
— Документарные.
Для начала проверочных действий в любом из перечисленных случаев необходимы достаточные основания. Так, причиной внепланового визита инспекторов на предприятие может стать:
- Невыплата зарплаты или выплата не в полном объеме.
- Установление для работников оплаты ниже МРОТ.
- Невыполнение предыдущих предписаний инспекторов ГИТ.
- Информация (сообщения, жалобы) о нарушениях трудового законодательства (особенно если они стали причиной угрозы жизни и здоровью работников).
- Запрос сотрудника о проверке условий на его рабочем месте.
- Приказ руководителя ГИТ, изданный на основании постановления Президента РФ, Правительства РФ или прокуратуры.
Анонимные обращения и жалобы, в которых нет сведений о нарушениях трудового законодательства, рассмотрению в законном порядке не подлежат!
О предстоящем внеплановом визите работодатель должен быть предупрежден не менее чем за сутки до ее старта. Для уведомления подходит любой доступный способ. Форму проведения ревизии (выездная или по затребованным документам) выбирает инспектор.
Когда сотрудники инспекции по труду выявляет нарушения, то в первую очередь руководству компании объявлено предписание. Данный акт предполагает, что в установленные сроки директору следует устранить нарушения, если этого не сделать, деятельность компании будет приостановлена. Кроме того, могут применяться штрафные санкции. Мера может применяться как к самой фирме, так и к руководству, ИП.
Если имеет место нарушение трудового законодательства, то предприниматель отвечает в пределах 1 – 5 тысяч рублей, для фирм ответственность повышается до 30 – 50 тысяч. Когда данное нарушение совершается второй раз, меры наказания становятся строже. Они равняются 10-20 тысячам рублей для должностного лица, для ИП – 5-10 тысяч. Фирме придется заплатить от 50 до 100 тысяч рублей.
Если произойдет допущение человека к работе при отсутствии такого права, к примеру, когда он не оформил медкнижку, то работодателю назначают штраф в пределах 10-20 тысяч рублей. Если гражданин отрицает это, то для него санкция равна 3-5 тысячам.
Если с сотрудником не заключено трудовое соглашение, ИП платит 10 000 – 20 000 рублей, для компании штраф составляет 50 – 100 тысяч. При нарушении правил, касающихся охраны труда, штраф для предпринимателя равняется от двух до пяти тысяч рублей, для фирмы – от 50 до 80 тысяч. При повторном таком нарушении суммы вырастут. Для ИП – 30-40 тысяч рублей, для компании от ста до двухсот тысяч рублей.
Как проводится внеплановая проверка ГИТ. Что проверяет
Важно! Поводом к проведению внеплановой проверки, согласно закону, может послужить любое нарушение предпринимателем положений Трудового кодекса или иных правовых актов, имеющих отношение к нормам трудового права.
Чаще всего внеплановая проверка проводится по той причине, что один из сотрудников предприятия подал заявление (в соответствии со всеми требованиями закона) о нарушении его трудовых прав. Но инспекторы ГИТ также обращают внимание на:
- запросы сотрудников предприятий о проведении проверки охраны труда и условий работы на производстве;
- заявления и обращения в Роструд граждан (в т.ч. ИП и ООО);
- сведения, полученные из СМИ;
- информацию, поступившую от органов гос. власти.
Предприниматель обязан допустить инспектора к проверке также при следующем обосновании ее проведения:
- в соответствии с поручением Президента или Правительства РФ был издан приказ руководителя (или распоряжение зам. начальства) Федеральной инспекции труда о необходимости проведения выездной внеплановой проверки;
- было получено требование Прокурора об организации проверки предприятия на предмет соблюдения требований закона, основанное на обращениях, зарегистрированных в органах прокуратуры.