Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета назначение платежа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Случаи, когда необходимо возместить сотруднику понесенные расходы, выплатить командировочные или оплатить предоставленный авансовый отчет, часто происходят при функционировании предприятия. И у бухгалтера возникает вопрос, нужно ли заполнять код назначения платежа при переводе под отчет денежных средств.
Перечисление под отчет сотруднику
В этом вопросе имеют место две позиции:
Обе позиции справедливы. С одной стороны, подотчетные суммы являются не дополнительным доходом сотрудника, а компенсацией за понесенные им расходы от имени организации. В то же время корректно заполненное поле 20 поможет избежать ошибок в банке, если у подотчетника имеются непогашенные обязательства, и претензий со стороны налоговой инспекции.
Важно понимать, что необходимо правильно заполнить не только цифровое значение поля, но и безошибочно написать назначение платежа в банковском документе.
Пример 1. Сотрудник направлен в командировку, ему полагаются командировочные выплаты в размере, установленном внутренним положением организации. Бухгалтер определил код дохода командировочных в платежном поручении в соответствии с указаниями ЦБ.
На практике, сотрудники нередко тратят личные средства на нужды организации, а затем оформляют по установленной форме авансовый отчет и прикладывают к нему документы, подтверждающие понесенные расходы. После одобрения авансовый отчет сотрудника подлежит оплате в сумме подтвержденных издержек. Цифровой код дохода по авансовому отчету в платежном поручении — 2.
Пример 2. Сотрудник предоставил в бухгалтерию АО и приложил кассовый и товарный чек из канцелярского магазина. Отчет одобрен руководителем и подлежит оплате.
Из приведенных примеров видно, что код в платежках на возмещение по авансовому отчету и на оплату командировочных совпадает.
Подтверждение факта перечисления зарплаты на карту.
Вопрос о подтверждении организацией государственного сектора перечислений зарплаты на пластиковые карты работников был рассмотрен Минфином в Письме от 07.06.2019 № 02-07-10/42314.
Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н) утверждены формы первичных учетных документов для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных (муниципальных) учреждений и Методические указания по их применению.
Минфин высказал следующее мнение:
-
требования Приказа № 52н не распространяются на реестр денежных средств с результатами зачислений, направляемый кредитной организацией учреждению, осуществляющему перечисление зарплаты на карту в кредитную организацию;
-
для учреждения первичным учетным документом, подтверждающим исполнение принятых обязательств, является платежный документ, подтверждающий списание денежных средств с лицевого счета учреждения, в том числе перечисление денежных средств на выплату заработной платы;
-
реестр денежных средств с результатами зачислений, направляемый кредитной организацией учреждению, является документом кредитной организации и предоставляется учреждению на основании договора на условиях, предусмотренных таким договором.
Как перечислить подотчет на карту сотрудника
Если вы хотите скорректировать сумму НДС, нажмите «Задать сумму НДС вручную» и введите нужную сумму.
Нажмите на ссылку Дополнительная информация (заполняется для печатной формы РКО).
Кому выдано – укажите наименование покупателя или полностью фамилию, имя и отчество покупателя (в дательном падеже), которому выплачиваются денежные средства.
Удостоверяющий документ – введите данные удостоверяющего документа лица, которое получает денежные средства.
Основание– укажите основание для возврата денежных средств (например, «Возвратденежных средств покупателю ООО «Ромашка» за неотгруженный товар»).
Приложение– укажите наименование, номер и дату прилагаемых первичных документов.
Распределение (привязка) оплаты.
Нажмите кнопку «Добавить».
Договор – выберите договор с покупателем, по которому организация возвращает денежные средства. Если договор не оформлялся, это поле можно оставить пустым.
Документ-основание – выберите из выпадающего списка тип документа, на основании которого происходит возврат денежных средств.
Заказ покупателя/Счет на оплату/ Реализация/Возврат покупателя – в зависимости от выбранного документа-основания выберите документ, по которому покупателю возвращаются денежные средства. Нажмите на ссылку «Расширенный поиск» и в открывшейся форме выберите документ.
Сумма – введите сумму возвращаемых денежных средств.
Нажмите кнопку «Сохранить» и привязка оплаты добавится на закладку.
Фрагмент положения о командировках
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Публичное акционерное общество "Дирижабль" ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ ¦
¦ Положение о командировках ¦
¦ от 18 августа 2014 г. N 8 ¦
¦ ¦
¦ <...> ¦
¦ 4. Порядок возмещения командировочных расходов ¦
¦ 4.1. Общество выдает работнику аванс на командировочные расходы не¦
¦позднее чем за три дня до начала командировки: ¦
¦ - на оплату проезда, проживания; ¦
¦ - суточные. ¦
¦ 4.2. Аванс на командировочные расходы перечисляется на банковские¦
¦карты, открытые работникам в рамках зарплатного проекта. ¦
¦ 4.3. По возвращении из командировки работники представляют в¦
¦бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы на¦
¦командировку. ¦
¦ 4.4. Остаток неиспользованных средств работники возвращают в кассу¦
¦Общества после утверждения руководителем авансового отчета, составленного¦
¦по итогам командировки. ¦
¦ <...> ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Как перечислить подотчет на карту сотрудника
Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств. Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника например, кредитов , блокировкой карточки работника. Подотчетные деньги компания может перечислить на зарплатную либо личную банковскую карту работника. В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы. Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ распоряжение, решение , подписанное руководителем компании.
Как перечислить подотчет на карту сотрудника
Поэтому не возникает дохода в виде материальной выгоды, по которому бы начислялся НДФЛ. Назначение платежа возврат от подотчетного лица Также необходимо помнить, что согласно п.26 Положения №749 в течение 3 рабочих дней работник должен представить своему работодателю перечень следующих документов: Авансовый отчет В нем должны быть максимально подробно обозначены все израсходованные суммы по причине поездки в командировку Полный отчет обо всей выполненной работе Согласно унифицированной форме №Т-10а После того, как все обозначенные выше операции будут полностью реализованы, бухгалтер может выполнить все соответствующие проводки. Необходимо помнить, что указание неправильных счетов может привести опять же к наложению штрафов и иным проблемам. Отражение в бухгалтерском учете следует делать отдельно для каждой операции — выдачи средств и сдачи их обратно в бюджет предприятия сотрудником.
Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?
В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.
Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:
- письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
- письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
- письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.
В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):
- оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
- оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
- проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.
Как применять ККТ при расчетах через подотчетных лиц? Узнайте экспертное мнение в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Каким будет назначение платежа при выдаче в подотчет на карту сотрудника?
Прежде чем будет осуществлена выдача средств в подотчет на карту сотрудника с назначением платежа, отвечающим этой цели, должна быть соблюдена обязательная процедура, предшествующая такой выплате. Заключается она в принятии решения о необходимости выдачи средств на командировочные или хозрасходы руководителем юрлица. Это решение следует оформить документально: либо приказом, либо положительной резолюцией на заявлении работника о выплате (п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
О расходовании подотчетных сумм работник должен отчитаться в срок, установленный юрлицом для такого отчета. Оправдательным документом по платежам, осуществленным им с банковской карты, станет чек, выдаваемый продавцом по таким операциям.
Само перечисление средств производится обычным платежным поручением с указанием подотчетного лица в качестве получателя и реквизитов его зарплатной карты. Назначение платежа при переводе в подотчет на карту должно однозначно свидетельствовать о том, что это за средства. То есть текст может иметь формулировку «Выдача средств под отчет» (при переводе денег по приказу или заявлению) или «Возмещение перерасхода по авансовому отчету» (если такой перерасход имеет место в утвержденном руководителем авансовом отчете). В каждом платежном документе желательно приводить ссылку на реквизиты документа, явившегося основанием для перевода (приказа, заявления или авансового отчета).
Как сделать перевод подотчета на карту сотрудника
До внедрения данной системы, компании выдавали подотчетным сотрудникам денежные средства наличными или перечисляли их на расчетные счета. Однако такой способ реализации платежей имел ряд проблем и ограничений. Во-первых, бухгалтерам приходилось вести учет денежных средств, выданных подотчетникам, а также контролировать их правильное использование. Во-вторых, подотчетники часто сталкивались с проблемами при оплате услуг и покупке товаров, особенно в случаях, когда требовалась наличность.
В 2017 году компания Центрального банка предложила своим клиентам новую услугу – перевод подотчета на карту сотрудника. Суть этой услуги заключается в том, что деньги, выдаваемые подотчетникам, перечисляются на их карты, а не выдаются наличными или перечисляются на расчетные счета. Такой перевод облегчает процесс учета и контроля расчетов, а также упрощает процедуру компенсации сотрудникам.
Для оформления перевода подотчета на карту сотрудника необходимо выполнить следующие шаги:
- Подотчетнику необходимо открыть банковскую карту. Для этого он должен обратиться в банк и подписать документы, предоставленные банком.
- Подотчетник должен предоставить компании информацию о своей банковской карте, включая номер карты и название банка.
- Компания должна оформить поручение на перевод подотчета на карту сотрудника. В поручении должны быть указаны данные сотрудника (ФИО, должность), номер карты, название банка и сумма перевода.
- Поручение должно быть подписано руководителем компании или уполномоченным лицом.
- После оформления поручения, компания должна передать его в банк для выполнения перевода.
Таким образом, перевод подотчета на карту сотрудника позволяет упростить процедуру расчетов и обеспечить более удобные условия для сотрудников. Он также помогает компаниям эффективно контролировать расходы и осуществлять учет подотчетных средств.
Важно отметить, что при переводе подотчетных средств на карту сотрудника необходимо учесть налогообложение. В соответствии с действующим законодательством, сумма перевода может быть облагаема НДФЛ. Поэтому при оформлении поручения необходимо уточнить настоящее назначение перевода и правильно заполнить документы в соответствии с требованиями банка и налоговой службы.
Ниже приведена формулировка поручения на перевод подотчета на карту сотрудника:
| № | ФИО сотрудника | Должность | Номер карты | Название банка | Сумма перевода |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | Менеджер | 1234 5678 9012 3456 | Банк «Альфа» | 10 000 рублей |
Таким образом, перевод подотчета на карту сотрудника является более удобным и эффективным способом осуществления платежей компании. Он облегчает процесс учета, контроля и компенсации подотчетных средств, а также упрощает процедуру оплаты услуг и покупки товаров.
Назначение платежа при переводе денег на командировку
» Но безопаснее будет внести изменения в договор с обслуживающим банком о сохранении тарифов при перечислении подотчетных сумм на карты сотрудникам.
Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях: — оплаты командировочных расходов; — компенсации документально подтвержденных расходов. Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами.
Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.
Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. Вопрос: Можно ли перечислять средства на командировочные расходы и хозяйственные расходы на лицевой зарплатный счет сотрудника?
Перечисление на карту заработной платы давно никого не удивляет.
Назначение платежа при оплате суточных командировочных расходов
В шапке документа заполняются следующие реквизиты (рис.
2):
- Обязательство — выбирается из справочника Договоры или иные основания возникновения обязательств.
- Сотрудник — выбором из справочника Контрагенты указывается подотчетное лицо, на которое оформляется аванс;
Далее заполняется закладка Заявление:
- Назначение аванса — описывается цель выдачи аванса;
- Вводить денежные обязательства — в данном примере устанавливается;
- Сумма аванса в рублях — указывается выдаваемая сумма;
- Лицевой счет — указывается лицевой счет, по которому отражается в учете принятие денежного обязательства;
- Аванс выдан по: — срок выдачи аванса;
- Раздел лицевого счета — выбрать раздел лицевого счета, по которому учитывается принятое обязательство.
Рис.
Можно ли деньги на командировку переводить на зарплатную карту сотрудника Из этой статьи вы узнаете:
- Какие документы оформить, чтобы можно было свободно перечислять деньги на карточку.
- Можно ли деньги на командировку перечислять на зарплатные карты работников.
- Как подтвердить, что сотрудник потратил командировочные деньги по назначению.
Если у вас «упрощенка» с объектом «доходы». ->
- Заявка на кассовый расход;
- Платежное поручение.
Рис. 4. Денежные средства для оплаты командировочных расходов перечисляются учреждением на специальный зарплатный счет.
К документу перечисления (Заявке на кассовый расход или Платежному поручению) прилагается реестр сотрудников с указанием их лицевых счетов и сумм, подлежащих зачислению на каждый счет.
[/info] 2.2.
- вид осуществляемого платежа – предварительная оплата; за уже выполненную работу, оказанную услугу или поставленную продукцию или товар; авансовый платёж или окончательный расчёт; доплата к ранее перечисленному платежу и др.
- При заполнении наименования товара, работ или услуг — можно сделать как полный перечень товаров, работ или услуг, так и обобщённое название (информационные услуги, услуги по перевозке товара, работы по монтажу, бытовая или оргтехника; коммунальные платежи, зарплата, и т.д.).
Оформляем подотчетные деньги правильно
Выдать подотчетные деньги сотруднику организации можно тремя способами:
- из кассы наличными деньгами;
- через дебетовую карту, выданную ТОУФК для наличных расчетов;
- через личную банковскую карту сотрудника.
Причем важно соблюдать целевое назначение подотчетных денежных средств: затраты на хозяйственные нужды учреждения, командировочные или представительские расходы.
ВАЖНО! Выдать подотчет на карту или наличными можно только сотруднику организации, с которым заключен трудовой и гражданско-правовой договор. Сроки, максимальная сумма и отчетный период должны быть установлены отдельным приказом руководителя.
Порядок оформления подотчета на карту сотрудника с расчетного счета:
- Сотрудник готовит письменное заявление, в котором указывает сумму, целевое назначение, обоснование и срок подотчета. Готовое обращение передаем руководителю.
- Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
- Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.
За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы.