Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Реестр договоров: когда понадобится и как вести». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Реестр по 223-ФЗ — это база данных договоров, которые заключили по закону № 223. Правила работы с перечнем закреплены постановлением Правительства РФ № 1132 от 31.10.2014. В ПП РФ № 1132 указано, какое ведомство обеспечивает работу реестра договоров по 223-ФЗ в ЕИС — Федеральное казначейство: заказчик формирует нужную информацию в ЕИС и направляет их казначеям.
Что за реестр ведут по 223-ФЗ
Перечень по 223-ФЗ открыт для пользователей, но в общий доступ выкладывают не всю информацию по соглашению. Вот что не публикуют в открытой части ЕИС (пп. «а» п. 19 Правил № 1132):
- информацию об обеспечении исполнения соглашения, если заказчик установил такое требование в электронной конкурентной закупке только СМСП;
- данные о поставщике;
- информацию и документы об изменении, исполнении и расторжении соглашения;
- сведения о субподрядчиках и договорах с ними;
- копию (скан) заключенного соглашения.
Реестр договоров и его оформление в программе Корпос
Программа «Корпос: Управление закупками» дает широкие возможности для управления реестрами договоров и контрактов:
- Все необходимые для работы реквизиты;
- Автоматический контроль сроков публикации информации на ЕИС;
- Работа со спецификациями и приложениями к договору, контроль опционов и рамочных договоров;
- Гибкая система фильтров и сортировок (по статусу, по СМБ, по типу закупок);
- Хранение сканов и файлов в редактируемых форматах (doc, xls и любых других);
- Интеграция с внешними системами (учетными программами, ЭТП и ЕИС);
- Множество отчетов для работы реестром и анализа закупок на всех его этапах.
Как работать в реестре контрактов по 44-ФЗ
Реестр договоров (или контрактов) создан для систематизации сделок, подписанных в рамках 44-ФЗ. Он находится на сайте Единой информационной системы (ЕИС). Порядок предоставления сведений не зависит от источника финансирования. Все заказчики (или уполномоченные лица), компании, относящиеся к бюджетному, государственному и муниципальному финансированию, обязаны предоставлять данные на портал. Из них формируют реестр по 44 ФЗ. Сведения и документы в электронном виде обязаны направлять заказчики — государственные, муниципальные и бюджетные организации, автономные учреждения, государственные и муниципальные унитарные предприятия, осуществляющие закупки по ч. 5 ст. 15 44-ФЗ. Единственное исключение — сведения о контракте, который относится к государственной тайне. Для них существует отдельная база. Перечень того, что относится к гостайне, регулирует ст. 9 Закона «О государственной тайне».
За непредставление данных грозит административная ответственность. Штраф на ответственное лицо или руководителя — 20 000 руб. (ч. 2 ст. 7.31, ст. 2.4 КоАП РФ). А если данные не переданы в Казначейству, контракт нельзя оплатить.
После подписания, документам присваивают номер, который позволяет идентифицировать сделку. Унифицированной формы архива нет, традиционно создают образец реестра договоров в Excel. Это простая форма, которую разрабатывают, учитывая особенности компании.
Как присваиваются номера договорам
Как уже говорилось, один договор будет зарегистрирован в каждой из организаций, которая является его стороной. Та компания, которая будет регистрировать первой, напишет свой номер рядом со словом «Договор» на первой странице документа:
ДОГОВОР №1234
возмездного оказания услуг
Вторая организация может пойти двумя путями.
Самый простой и распространенный способ – это написать свой номер в продолжение первого через косую черту:
ДОГОВОР №1234/4321
возмездного оказания услуг
- Менее распространенный способ: проставить штамп на оборотной стороне последней страницы документа и вписать свой номер и дату своей регистрации в него:
В этом случае договор будет фигурировать везде и всегда под тем номером, который указан на первой странице («Договор возмездного оказания услуг №1234» в случае в нашим примером), а номер из штампа будет использоваться только внутри той компании, которая его поставила.
Согласно ч.3 ст.103 44-ФЗ Заказчик в течение 3-х рабочих дней с даты (заключения контракта, изменения контракта, исполнения контракта, расторжения контракта, приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги) направляет все необходимые документы и информацию в Федеральное казначейство. (Примечание: Согласно п.2 Порядка, утвержденного Приказом Минфина России от 24.11.2014 г. № 136н, формирование Заказчиком информации и документов, включаемых в реестр контрактов, осуществляется с использованием государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами “Электронный бюджет”. В свою очередь ИС “Электронный бюджет” интегрирована с сайтом ЕИС).
После этого Федеральное казначейство проверяет предоставленные Заказчиком документы и информацию, и размещает их в ЕИС в течение 3-х рабочих дней с даты их получения.
Хочу обратить ваше внимание на тот факт, что в данном случае речь идет именно о рабочих, а не о календарных днях.
В случае несоответствия предоставленной Заказчиком информации и документов установленным требованиям такие информация и документы не подлежат размещению в реестре контрактов.
Для учета договоров оформите отдельную таблицу
Работа с реестром договоров сама по себе должна быть удобной. Проще всего оформить реестр в виде таблицы. Таблицу можно создать в обычных офисных приложениях. Например, в Excel реестр договоров вести удобнее, чем в Word, приложение специально разработали для операций с таблицами. Кроме того, многие системы электронного документооборота включают в себя специальные программы: реестр формируют в ходе общей работы с документами по сделке. Также перечень договоров можно фиксировать в бумажном виде, например, в специальном журнале. Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров.
Реестр договоров: когда понадобится и как вести
реестр договоров — это отдельный перечень соглашений, которые компания заключает в процессе своей бизнес-деятельности. Реестр договоров создают для учета договоров и контроля за их хранением. Договоры по завершенным сделкам хранят еще некоторое время, чтобы компания могла подкрепить свою позицию в арбитражном споре. Если в компании большой поток документов, отдельный список договоров позволит упорядочить работу. дают эксперты Системы Юрист. Для учета договоров оформите отдельную таблицу Работа с реестром договоров сама по себе должна быть удобной. Проще всего оформить реестр в виде таблицы.
Таблицу можно создать в обычных офисных приложениях. Например, в Excel реестр договоров вести удобнее, чем в Word, приложение специально разработали для операций с таблицами. Кроме того, многие системы электронного документооборота включают в себя специальные программы: реестр формируют в ходе общей работы с документами по сделке. Также перечень договоров можно фиксировать в бумажном виде, например, в специальном журнале. Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров. Пять полезных документов для юриста компании Возражение на судебный приказ Ходатайство об уточнении исковых требований в гражданском процессе Жалоба на бездействие судебных приставов График дезинфекции помещений во время пандемии Уведомление о расторжении договора аренды Обратите внимание на статьи в журнале «Юрист компании» Почему не следует использовать банковские дни в договорах Первый Пленум ВС по заключению и толкованию договора Как выйти из убыточного договора Изменение и расторжение договора в связи с существенным изменением обстоятельств Внесите в реестр не только список договоров, но и данные по каждому соглашению Независимо от того, какую форму реестра договоров выбрала компания (бумажную или электронную), в таблице недостаточно указать только реквизиты договора. Это будет малоинформативно. Ведение реестра договоров должно позволять оперативно получить информацию по сделкам компании. Лучше, если вместе с реквизитами вносить конкретные сведения по сделке. Например, в первую колонку таблицы вписывать дату и номер договора, а в остальных колонках этой же строки отражать: Предмет договора.
Здесь указывают вид договора, а также предмет исполнения (например, «договор поставки» и «получение такой-то оргтехники для офиса»). Срок договора. Здесь указывают дату, когда договор прекратит действовать. Если договор заключили не неопределенный срок, отмечают «бессрочный». В случае пролонгации договора нужно отметить в этой графе «продлили до такого-то числа» или «продлили без указания числа». Если договор уже прекратил свое действие, это также нужно отметить в данной графе реестра договоров с контрагентами. Название компании-контрагента, а также его реквизиты. Указывают полное и сокращенное наименование, адрес места нахождения, ИНН, ОГРН и т. д. Цену договора. Здесь нужно указать не только стоимость сделки, но и порядок, в котором стороны договорились вести взаиморасчеты. Если сделка подразумевает равные периодические платежи, можно вписать сумму такого платежа и период, за который ее нужно вносить. Например, указать размер месячной арендной платы по сделке об аренде.
Издайте локальный акт о ведении реестра договоров
Для сотрудников, которым поручили оформление реестра договоров и его заполнение, издайте специальный локальный акт. В документе нужно закрепить правила ведения реестра договоров. Это снимет риск, что сотрудники упустят важные детали при работе с реестром. Также эти правила можно перечислить в положении о договорной работе.
В частности, в требованиях к оформлению реестра договоров следует указать:
- в какой именно срок сотрудники должны передать ответственным за реестр лицам оригинал или копию нового договора;
- кто именно из ответственных лиц и в какой срок обязан внести в таблицу данные о новом договоре.
Как вести реестр договоров по 223-ФЗ?
В рекомендации – все правила работы с реестром договоров. Узнаете, какие сведения включать в реестр, а какую информацию направлять нельзя. Наглядные схемы помогут разобраться со сроками и порядком контроля сведений в ЕИС.
Заказчики по Закону № 223-ФЗ направляют в реестр сведения о заключении, исполнении и расторжении договоров. Новые договоры и договоры с субподрядчиками направляют в течение 3 рабочих дней после заключения. Об изменении, расторжении, исполнении – в течение 10 календарных дней. Ведет реестр договоров Казначейство. Читайте в рекомендации, какие сведения включать в реестр, а какую информацию направлять нельзя.
Какие сведения внести в реестр договоров
Состав сведений, которые передаете в реестр, зависит от этапа работы по договору: заключение, исполнение или расторжение (п. 2, 10 Правил № 1132). В таблице смотрите сведения, которые нужно направить в реестр договоров в конкретном случае.
Сведения, которые заказчик вносит в реестр в течение трех рабочих дней
Сведения для реестра
Основание
Данные заказчика: полное и краткое наименование; коды по ОКОПФ и ОКПО; ИНН; КПП и дата постановки на учет в налоговой службе; идентификационный код;
наименование признака о включении заказчика в перечень, который Правительство определяет в соответствии с пунктом 2 части 8.2 статьи 3 Закона № 223-ФЗ (при наличии)
Пункт 14 Порядка № 173н
Сведения о способе закупки
Пункт 15 Порядка № 173н
Дата, когда подвели итоги закупки, реквизиты протокола закупки
Пункт 16 Порядка № 173н
Номер и дата, когда заключили договор
Пункт 18 Порядка № 173н
Предмет, цена договора, цена единицы товара, работы или услуги, срок исполнения договора
При закупках строительства, реконструкции, капремонта, сноса объекта капстроительства включите цену единицы за товар, который поставите на бухучет как отдельное основное средство
Пункты 19, 20 и 21, подпункт «д» пункта 2 Правил № 1132
Наименование страны происхождения товара по ОКСМ
При закупках строительства, реконструкции, капремонта, сноса объекта капстроительства включите страну происхождения в отношении товара, который примете на бухучет как отдельное основное средство
Подпункт «д» пункта 2 Правил № 1132
Объемы оплаты по долгосрочному договору в течение каждого календарного года его исполнения
Подпункт «д (1)» пункта 2 Правил № 1132
Способ и размер обеспечения исполнения договора с МСП, а также номер реестровой записи из реестра независимых гарантий, если исполнитель выбрал такой вид обеспечения
Подпункт «д (2)» пункта 2 Правил № 1132
Валюта и курс, если заключили договор в валюте
Цена единицы товара, работы или услуги по ОКВ
Пункт 20 Порядка № 173н
Данные о каждом поставщике и субподрядчике по договору: полное, сокращенное и фирменное наименование организации для юрлиц; Ф. И. О. для физлиц и самозанятых; код и наименование по ОКОПФ; ИНН, контактные данные, код ОКПО и дату постановки на учет в налоговой службе для организаций; дату включения в Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства (для субъектов МСП)
Пункты 22, 23, 24 и 29 Порядка № 173н
Копия договора с электронной подписью
Подпункт «м» пункта 2 Правил № 1132
Номер извещения о закупке (при наличии)
Пункт 35 Порядка № 173н
Информация об объеме финансового обеспечения закупки. Только для закупок за счет субсидий на реализацию национальных и федеральных проектов
Подпункт «п» пункта 2 Правил № 1132
2. Контрагент заключил договор с субподрядчиком – МСП
Сведения для реестра
Основание
Сведения из Пункта 1 таблицы
Порядок № 173н, Правила № 1132
Стоимость договоров, которые заключили с МСП
Абзац 3 пункта 17 Порядка № 173н
Наименование, адрес, ИНН субподрядчика, в том числе самозанятого физлица, предмет и цена договора
Подпункт «к»пункта 2 Правил № 1132
Сведения, которые заказчик вносит в реестр в течение 10 календарных дней
1. Стороны внесли в договор изменения
Сведения для реестра
Основания
Условия, которые изменили
Пункт 36 Порядка № 173н
Реквизиты документа, которым подтвердите, что согласовали с поставщиком изменение объема, цены или сроков договора
2. Стороны расторгли договор
Сведения для реестра
Основания
Основание, по которому расторгли договор, – соглашение сторон, судебный акт, односторонний отказ
Пункт 34 Порядка № 173н
Дата, когда расторгли договор
Реквизиты и электронная копия документа, на основании которого расторгаете договор
3. Стороны исполнили договор
Сведения для реестра
Основания
Наименование и реквизиты документа, которыми подтвердите, что договор или его этап исполнен
Пункт 33 Порядка № 173н
Количество и цена единицы товаров, работ или услуг, которые закупили
Валюта, в которой оплатили договор
Сумма и дата полной оплаты договора
Дата окончания исполнения договора в полном объеме
Страна регистрации производителя товара (при наличии)
Страна происхождения товара, в том числе поставляемого по договору на выполнение работ, оказания услуг.
При закупках строительства, реконструкции, капремонта, сноса объекта капстроительства включите страну происхождения в отношении товара, который примете на бухучет как отдельное основное средство
Подпункт «з» пункта 2 Правил № 1132
Дата прекращения обязательств контрагента, которые обеспечены независимой гарантией.
Сумма, которую гарант заплатил по независимой гарантии.
Реквизиты требования об уплате суммы по независимой гарантии.
Эти сведения нужно внести в реестр договоров при конкурентной закупке среди МСП, если договор обеспечили независимой гарантией
Сведения, которые вносят в реестр, перечислены в Порядке, утвержденном приказом Минфина от 29.12.2014 № 173н, и Правилах из постановления Правительства от 31.10.2014№ 1132.
Сведения о стране происхождения товара внесите в реестр дважды. Первый раз –после заключения договора в течение трех рабочих дней. Отразите страну, которую участник указал в заявке, и прописали в договоре. Второй раз – в течение 10 календарных дней после исполнения договора. Так заказчик подтверждает, что получил товар из страны по условиям договора.
Наименование страны происхождения товара вносите в реестр в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира № 529-ст. Правило касается не только закупок товаров. Когда закупаете работы или услуги вместе с поставкой товаров, также в отношении этого товара указывайте страну в реестре и в договоре. Об этом сказано в подпункте «д» пункта 2 Правил из постановления№ 1132.
Если предметом договора являются работы по строительству, реконструкции, капремонту, сносу объекта капстроительства, информацию о товаре надо указывать в отношении того товара, который примете к бухучету как отдельный объект основных средств (подп. «з» п. 2 Правил из постановления № 1132).
Если формируете информацию об объеме финансового обеспечения за счет субсидии, которая предоставлена на реализацию национальных и федеральных проектов, а также комплексного плана модернизации и расширения магистральной инфраструктуры, отразите в реестре договоров (приказ Минфина от 31.12.2020 № 343н):
- код целевой статьи расходов бюджета бюджетной системы;
- код вида расходов бюджета бюджетной системы;
- объем финансового обеспечения договора по каждому товару, каждой работе и услуге, по каждому коду целевой статьи расходов бюджета бюджетной системы.
В реестр договоров нужно включить только те сведения, которые перечислены в правилах из постановления № 1132. С 1 апреля 2023 года информацию о сумме неустойки, которую истребовал заказчик и заплатил гарант, нужно включать в реестр, если закупку проводили среди МСП и контрагент обеспечил исполнение договора независимой гарантией. В иных случаях начисленные суммы неустоек в реестр договоров вносить не нужно.
Сроки, в которые внесете данные в ЕИС, также зависят от действий сторон: заключили, изменили, расторгли договор или подписали акт приемки.
Сведения о заключении нового договора или договора субподряда нужно внести в реестр не позднее трех рабочих дней (подп. «а», «б» п. 10 Правил № 1132).
Сведения об исполнении договора направьте в течение 10 дней со дня, когда исполнили договор, приняли продукцию или провели оплату (подп. «в» п. 10 Правил № 1132, ч. 2 ст. 4.1 Закона № 223-ФЗ, письмо Минфина от 16.07.2021 № 24-04-07/57092). На схеме смотрите, какие сроки нужно соблюдать, когда вносите информацию в реестр.
Сроки внесения сведений в реестр договоров
СИТУАЦИЯ
С какой даты считать срок, чтобы внести сведения об исполнении договора
Отсчитывайте 10-дневный срок со дня приемки или оплаты договора. Такое требование содержится в подпункте «в» пункта 10 Правил ведения реестра договоров по постановлению № 1132.
Постановлением от 07.11.2020 № 1799 уточнили, когда направлять сведения об исполнении договора. Это необходимо сделать в течение 10 дней, в том числе со дня приемки и (или) оплаты договора.
Аналогичное требование содержит пункт 33 приказа Минфина № 173н.
СИТУАЦИЯ
Нужно ли отразить в реестре, что стороны продлили договор на условиях о пролонгации
Да, нужно. Когда формируете в реестре информацию о том, что продлеваете договор, просто укажите «пролонгация». Не указывайте документ, на основании которого изменяете условия договора. Электронную копию документа-основания не прикладывайте. Это прописано в пункте 33 Порядка № 173н.
СИТУАЦИЯ
Какая информация о договоре после включения в реестр находится в открытом доступе
После включения в реестр в общем доступе находится не вся информация о договоре. Сведения об исполнителях, субподряде, изменении, исполнении и расторжении договора, копии загруженных документов, информация об обеспечении исполнения договора с СМСП недоступны пользователям в открытой части ЕИС (п. 19 Правил из постановления № 1132).
Какую информацию не вносят в реестр договоров
Не вносите в реестр договоров сведения и документы о закупке, которая подпадает под одно из девяти условий. Такие исключения перечислены в частях 2 и 3 статьи 4.1 Закона № 223-ФЗ, пункте 3 Правил № 1132.
Условие 1. Закупку не размещаете в ЕИС по решению Правительства. Основание, по которому сведения о закупке не вносят в ЕИС – решение Правительства (п. 1 ч. 16 ст. 4 Закона № 223-ФЗ).
Условие 2. Объект закупки включили в отдельный перечень Правительства (п. 2 ч. 16 ст. 4 Закона № 223-ФЗ).
Правительство утвердило пять перечней товаров, работ, услуг, сведения о которых заказчики не размещают в ЕИС:
страхование предпринимательских и политических рисков
распоряжение от 23.04.2013 № 671-р
продукция космической деятельности
распоряжение от 30.06.2015 № 1247-р
продукция использования атомной энергии
распоряжение от 24.12.2015 № 2662-р
товары, работы, услуги в сфере изготовления банковских билетов, разменных монет, бланков документов, удостоверяющих личность, государственных ценных бумаг, акцизных и специальных марок, почтовых марок, бланков документов строгого учета и отчетности
распоряжение от 27.09.2016 № 2027-р
перевозка грузов первого класса опасности, оружия, вооружений и военной техники
распоряжение от 19.10.2017 № 2298-р
Условие 3.Утвердили перечень оснований не вносить в ЕИС сведения о поставщике, с которым заключили договор (п. 3 ч. 16 ст. 4 Закона № 223-ФЗ).
Условие 4. Товар, работу или услугу закупает конкретный заказчик. При этом сведения об объекте закупки не включаете в ЕИС (п. 4 ч. 16 ст. 4 Закона № 223-ФЗ).
Условие 5. Сведения о закупке содержат гостайну. К гостайне относят сведения, распространение которых нанесет ущерб безопасности России. Об этом сказано в статье 2 Федерального закона от 21.07.1993 № 5485-1.
Перечень сведений, которые относят к государственной тайне, утвержден Указом Президента от 30.11.1995 № 1203.
Условие 6. Закупка в рамках гособоронзаказа. Проводите закупку с целью обеспечить оборону и безопасность государства:
- на создание, модернизацию, поставку, ремонт, сервисное обслуживание, утилизацию вооружения, военной и спецтехники;
- разработку, производство и поставку космической техники и объектов космической инфраструктуры.
Условие 7. Малая закупка.
Заказчик может не вносить в реестр сведения о договорах, цена которых не превышает 100 000 руб. Если годовая выручка заказчика более 5 млрд руб., не нужно вносить сведения о договорах с ценой до 500 000 руб. Это разъясняет Минэкономразвития в письме от 10.02.2015 № Д28и-288.
Поэтому направьте сведения о договоре в реестр договоров, если его цена превышает 100 000 руб. (500 000 руб. для крупных заказчиков). Если не размещено извещение о такой закупке, то система позволит внести сведения о договоре без привязки к извещению (ч. 2 ст. 4.1 Закона № 223-ФЗ).
Условие 8. Закупаете банковские услуги. Правило работает для услуг:
- привлечение во вклады денег организаций;
- получение кредитов;
- доверительное управление деньгами и другим имуществом;
- выдача банковских гарантий;
- открытие и ведение счетов, в том числе валютных аккредитивов;
- брокерские услуги и услуги депозитариев.
Условие 9. Заключаете и исполняете договор, по которому переходит право владения или пользования недвижимостью. В частности, это договор купли-продажи, аренды, договор доверительного управления государственным и муниципальным имуществом.
Условия прописаны в частях 15 и 16 статьи 4, части 3 статьи 4.1 Закона № 223-ФЗ, пункте 3 Правил № 1132, а также абзаце 2 пункта 13 Порядка № 173н.
СИТУАЦИЯ
Нужно ли вносить информацию о договоре в ЕИС, если после пролонгации его цена превысила 100 тыс. руб.
Да, нужно. Если в договоре предусмотрели право заключить дополнительное соглашение, в результате чего суммарная стоимость договора превысит 100 тыс. руб., то сведения о закупке опубликуйте в ЕИС. Вывод следует из части 15 статьи 4 Закона № 223-ФЗ. Позицию подтвердило Минэкономразвития в письме от 16.12.2016 № ОГ-Д28-15138.
СИТУАЦИЯ
Как внести в реестр информацию о договоре с едпоставщиком
Информацию о договоре с единственным поставщиком внесите в реестр договоров в том же порядке, что и при любой другой закупке.
Заказчики обязаны направить сведения о договоре в реестр, если его цена превышает 100 тыс. руб. (500 тыс. руб. для крупных заказчиков). Даже если заказчик не размещал извещение о такой закупке, система позволит внести сведения о договоре без привязки к извещению (ч. 2 ст. 4.1 Закона № 223-ФЗ).
СИТУАЦИЯ
Направлять ли сведения в реестре договоров, когда заказчик купил товар по публичной оферте
Да, направьте сведения в реестр договоров, если закупка не подпадает под одно из девяти исключений, когда сведения не нужно вносить в реестр (ч. 2, 3 ст. 4.1 Закона № 223-ФЗ, п. 3 Правил № 1132).
Если выставленный заказчику счет на оплату товара содержит все существенные условия договора, такой счет рассматривают как предложение заключить договор-оферту. Оплата заказчиком счета является акцептом оферты, то есть в этом случае договор считается заключенным на условиях из счета (ст. 435, 438 ГК). Поэтому к счету применяйте все требования из Правил № 1132.
Как внести информацию в реестр договоров
Чтобы включить информацию в реестр договоров, ее необходимо направить в Федеральное казначейство через систему «Электронный бюджет». Если вносите информацию о договоре с едпоставщиком, придерживайтесь того же порядка, что и при любой другой закупке. Даже если вы не размещали извещение о закупке у едпоставщика, система позволит внести сведения о договоре без привязки к извещению (ч. 2 ст. 4.1 Закона № 223-ФЗ). Действуйте по схеме.
Как заказчику внести сведения в реестр договоров
Заполните вкладки, которые предлагает ЕИС. Загрузите в систему необходимые файлы в виде отсканированных копий бумажных документов или в форме электронных документов, если документ сформирован в электронном виде. После этого сведения и документы проверит Казначейство.
Как Казначейство проверяет сведения в реестре договоров
Допустим, Казначейство не приняло информацию, которую заказчик разместил в ЕИС. Тогда Казначейство направит заказчику протокол в электронном виде с основаниями, по которым информацию и документы не включили в реестр. Протокол Казначейство отправит в течение трех рабочих дней после того, как заказчик разместил сведения. Такой порядок установлен в пункте 17 Правил № 1132.
У заказчика есть три рабочих дня, чтобы разместить в ЕИС доработанную информацию и документы. Время отсчитывайте с момента, когда получили от Казначейства протокол с отказом (п. 21 Правил № 1132).
Часть данных система сгенерирует. Например, цену валютного договора система переведет в рубли, а когда заказчик внесет ИНН, место жительства предпринимателя заполнит автоматически. Сведения и документы для реестра договоров подпишите усиленной квалифицированной электронной подписью.
СИТУАЦИЯ
В каком формате готовить документы для размещения в реестре
Документы для реестра формируйте по одной из форм:
- Электронный образец бумажного документа, в том числе скан в формате Word, Adobe Acrobat или в других общеиспользуемых форматах.
- Копия электронного документа, если документ сформировали в электронном виде.
Максимальный размер файла – 50 Мб. Файлы большего объема предварительно заархивируйте или разбейте на несколько документов.
Об этом сказано в пункте 5 Порядка № 173н и разъяснено в письмах Минфина от 01.04.2016 № 02-02-04/18544, от 20.01.2016 № 02-02-14/1579.
СИТУАЦИЯ
Как заполнить реестр, если поставщик – иностранец
В реестре укажите:
- полное наименование организации либо Ф. И. О. иностранного гражданина;
- почтовый индекс;
- страну регистрации;
- адрес;
- телефон и электронную почту.
Если у иностранного поставщика есть представительство или местожительство в России, укажите российские адрес и телефон.
Если поставщик из другого государства состоит на учете в налоговых органах России, укажите:
- ИНН, КПП;
- дату, когда компанию поставили на учет в налоговом органе;
- код налогоплательщика в стране регистрации или аналог.
Если поставщик не зарегистрирован в ФНС, укажите код налогоплательщика в стране регистрации или аналог по законодательству иностранного государства.
Правила для иностранных поставщиков установлены в пунктах 25, 26, 27, 28, 30 и 32Порядка № 173н.
Сроки публикации и изменений по 44-ФЗ
Срок направления сведений — 5 рабочих дней с даты заключения, изменения, расторжения или исполнения контракта, приемки товаров (работ, услуг) (ч. 3 ст. 103 44-ФЗ).
Заказчик обязан в течение одного рабочего дня внести исправления, если Казначейством выявлены ошибки при проверке. В противном случае информация не будет включена в базу. Также в кратчайшие сроки следует внести изменения, если заказчик самостоятельно обнаружил ошибки.
Для исправления в системе «Электронный бюджет» нужно откорректировать поля с ошибочной информацией, прикрепить правильные документы, затем подписать и направить исправления в систему.
С 01.07.2018 в сведениях о заключении контракта указывается почтовый адрес поставщика.
Для учета договоров оформите отдельную таблицу
Работа с реестром договоров сама по себе должна быть удобной. Проще всего оформить реестр в виде таблицы. Таблицу можно создать в обычных офисных приложениях. Например, в Excel реестр договоров вести удобнее, чем в Word, приложение специально разработали для операций с таблицами. Кроме того, многие системы электронного документооборота включают в себя специальные программы: реестр формируют в ходе общей работы с документами по сделке. Также перечень договоров можно фиксировать в бумажном виде, например, в специальном журнале. Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров.
Сроки публикации и изменений по 44-ФЗ
Срок направления сведений — 5 рабочих дней с даты заключения, изменения, расторжения или исполнения контракта, приемки товаров (работ, услуг) (ч. 3 ст. 103 44-ФЗ).
Заказчик обязан в течение одного рабочего дня внести исправления, если Казначейством выявлены ошибки при проверке. В противном случае информация не будет включена в базу. Также в кратчайшие сроки следует внести изменения, если заказчик самостоятельно обнаружил ошибки.
Для исправления в системе «Электронный бюджет» нужно откорректировать поля с ошибочной информацией, прикрепить правильные документы, затем подписать и направить исправления в систему.
С 01.07.2018 в сведениях о заключении контракта указывается почтовый адрес поставщика.
Форма реестра контрактов по 44 ap
Подсистема управления закупками в части реестра контрактов и реестра банковских гарантий”. В этом руководстве содержится подробная инструкция для Заказчиков по работе с реестром контрактов.
Важный момент! Если вы хотите избежать ошибок при формировании отчетов об исполнении контрактов, а также автоматизировать контроль и учет закупок, то в этом вам поможет программа “Эконом-эксперт”. Эта программа защитит вас от ошибок и штрафов, поможет сформировать все необходимые отчеты, а также поможет максимально автоматизировать вашу повседневную деятельность.
Узнать подробнее о данной программе и оставить заявку на бесплатную демонстрацию вы можете здесь. 6.