Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие чеки с самолета принимать к авансовому отчету в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Принят авансовый отчет может быть только в том случае, если к нему приложены документы, подтверждающие целевое использование денежных средств, выданных в подотчет. Например, при отправлении сотрудника в командировку ему выдаются средства на проезд, проживание. Он может отчитаться квитанциями, выданными в гостинице, приложить билеты на проезд до места командировки и обратно.
Представьте, работник направляется в однодневную командировку по России. Суточные ему при этом выплачивать не положено. Такой вывод из положений п. 11 Положения № 749 давно сделали Президиум ВАС РФ (Постановление от 11.09.2012 № 4357/12 по делу № А27-2997/2011) и Минфин России (Письма от 09.09.2021 № 03-04-05/73114, от 17.05.2018 № 03-15-06/33309, от 02.09.2015 № 03-04-06/50607, от 26.05.2015 № 03-03-06/30062 и др.).
С какой целью вообще выплачиваются суточные? По сути, они никак не связаны с выполнением служебного задания и позиционируются ст. 168 ТК РФ как дополнительные расходы, связанные с проживанием сотрудника вне места постоянного жительства. Т. е., это расходы на личные нужды работника, оказавшегося вдали от дома и заполненного холодильника. Бухгалтер ценит, что расходы в пределах суточных не нужно подтверждать документально.
Но если суточных при однодневной поездке работнику не причитается, а работодатель все равно считает нужным оплатить ему хотя бы питание, куда же приписать такие расходы?
Минфин не отрицает, что перечень расходов, связанных с командировками, в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и с учетом ст. 168 ТК РФ открытый, т. е., учесть можно любые расходы, которые предусмотрены локальным нормативным актом, понесены с согласия или ведома работодателя и связаны с выполнением служебного задания.
А как с выполнением служебного задания связано питание работника за счет работодателя в однодневной командировке? Да, в общем-то, обычно никак. Нужно обратить внимание на Письма Минфина России от 03.11.2020 № 03-03-06/1/95840, от 09.09.2021 № 03-04-05/73114, где ведомство приходит к выводу, что если организация оплачивает за командированного на день работника питание именно в интересах последнего, а не в интересах организации, то такие квазисуточные нельзя ни включить в расходы, ни освободить от НДФЛ и страховых взносов. Вместе с тем, если это, например, был деловой обед (завтрак и т.п.), расходы на который документально подтверждены, возможно учесть затраты в составе представительских – ведь тогда это уже траты не в интересах работника, а на нужды работодателя. Главное тут – не принять эти расходы за суточные и озаботиться их документированием, от чего в случае с суточными мы избавлены.
За какие чеки будут штрафовать в 2022 году?
Указание тега 1227 необязательно при использовании формата фискальных данных версии 1.05. При использовании версий 1.1 и 1.2 данные реквизиты обязательны только в электронной версии квитанций, в печатной версии их обозначение остается на усмотрение продавца. Кроме того, ИНН предприятия необходимо прописывать в квитанциях с версией ФФД 1.1. При версии 1.2 ИНН указывается лишь в электронной версии чеков, а вот при версии 1.05 это реквизит может и вовсе не прописываться.
При осуществлении продаж турпутевок сотрудники должны указывать определённые реквизиты. Пробивая квитанцию о реализации туристической поездки, обязательно нужно указать признак агента, а также следующие реквизиты:
- Наименовании организации, осуществляющей продажу турпутевки.
- Наименование компании-покупателя, личные данные предпринимателя или физического лица.
- ИНН покупателя (если это юридическое или физическое лицо). Если данный документ отсутствует у потребителя, то следует указывать данные удостоверяющего документа.
Строку «предмет расчета» (тег 1059) необходимо заполнить, вписав наименование туристической поездки.
Корпоративная карта – головная боль бухгалтера
Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.
Учитывая, что карточка особая и платежи по ней отражаются непосредственно в выписке, надо правильно оформить затраты. Для этого есть два варианта действий.
Первый, когда есть постоянный доступ к банку, выписки идут день в день и можно проконтролировать движение средств:
Второй, когда нет возможности отследить перемещение денег оперативно, нет данных банка о платежах:
Кто бы ни пользовался корпоративной картой, он должен представить подтверждающие документы: чеки, накладные, квитанции, акты и т.п. Хорошо, если они будут оформлены на организацию, а не на частное лицо – подотчетника.
Правда предупредить продавца, что оплата происходит не обычной дебетовой карточкой, обычно забывают и несут в бухгалтерию просто кассовые чеки (об особенностях онлайн-касс поговорим ниже). Можно ли принять такие расходы к учету? Да, можно, в данном случае все происходит по аналогии с обычными расчетами по подотчету.
Обратите внимание! Если оплачиваются покупки или услуги по договору, который заключен с компанией, то и документы оформляются на нее, а не на физическое лицо.
Срок для предоставления авансового отчета по командировке — не позднее 3-х рабочих дней после возвращения из нее. Для других случаев время ограничено теми же тремя рабочими днями, но отсчет идет со дня окончания срока, на который были выданы денежные средства. Последний устанавливается руководителем, значит, он может составить и месяц, и два, и год.
До августа 2017 года нужно было обязательно отчитываться за предыдущий аванс, чтобы получить следующий. За нарушение следовал штраф до 50 000 рублей на организацию и до 5000 рублей — на должностное лицо. После – один из абзацев Указания №3210-У убрали, и штрафные санкции больше не действуют.
Какие чеки принимать к авансовому отчету
Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.
Учитывая, что карточка особая и платежи по ней отражаются непосредственно в выписке, надо правильно оформить затраты. Для этого есть два варианта действий.
Первый, когда есть постоянный доступ к банку, выписки идут день в день и можно проконтролировать движение средств:
- Д 55 К 51 (аналитика ведется по каждой карте и пользователя) – отражаем зачисление денег на корпоративную карту;
- Д 71 К 55 – отражаем переданные денежные средства подотчетному лицу;
- Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 (в зависимости от вида расхода) – получен и утвержден отчет.
Второй, когда нет возможности отследить перемещение денег оперативно, нет данных банка о платежах:
- Д 71 К 57 – отражаем деньги «в пути», т.е. сотрудник их получил и потратил, но в выписке это еще не отражено;
- Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 – утверждаем затраты по отчету;
- Д 57 К 55, Д 55 К 51 – операция по переводу или снятию денег прошла в выписке банка.
Кто бы ни пользовался корпоративной картой, он должен представить подтверждающие документы: чеки, накладные, квитанции, акты и т.п. Хорошо, если они будут оформлены на организацию, а не на частное лицо – подотчетника.
Правда предупредить продавца, что оплата происходит не обычной дебетовой карточкой, обычно забывают и несут в бухгалтерию просто кассовые чеки (об особенностях онлайн-касс поговорим ниже). Можно ли принять такие расходы к учету? Да, можно, в данном случае все происходит по аналогии с обычными расчетами по подотчету.
Обратите внимание! Если оплачиваются покупки или услуги по договору, который заключен с компанией, то и документы оформляются на нее, а не на физическое лицо.
Требования к оформлению БСО
Предположим, что расходы «подотчетника» удостоверены БСО.
На что должен обратить внимание бухгалтер?
Требования к БСО установлены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 (далее — Положение N 359). Прежде всего бланки строгой отчетности должны быть изготовлены исключительно типографским способом. Отпечатанный в типографии бланк должен содержать следующие сведения об изготовителе: сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж.
Простой компьютер для тиражирования бланков использован быть не может (Письмо Минфина России от 3 февраля 2009 г. N 03-01-15/1-43).
Формы БСО организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать самостоятельно. Однако из этого правила есть немногочисленные исключения, перечисленные в п. п. 5 — 6 Положения N 359. Так, не подлежат изменению формы бланков:
- перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа, используемых при оказании услуг населению железнодорожным транспортом (утв. Приказом Минтранса России от 5 августа 2008 г. N 120);
- услуг учреждений культуры, физической культуры и спорта (утв. Приказом Минкультуры России от 17 декабря 2008 г. N 257).
Подчеркнем: постоянные реквизиты, а также шестизначный номер и серия должны быть внесены в бланк исключительно типографским способом. Заполнение этих сведений вручную недопустимо. Это требование сближает БСО с чеками ККМ.
Как сотруднику подтвердить понесенные расходы
Обязанность сотрудника отчитаться по установленной форме о расходовании денежных средств, выданных ему предприятием, закреплена законодательно. Для указанной процедуры принят специальный бланк АО-1, утвержденный постановлением Госкомстата № 55 от 1 августа 2001 года. В пункте 6.3 указания ЦБ № 3210 от 11 марта 2014 года сообщается, что указанная форма предоставляется на утверждение руководителю или бухгалтеру вместе с приложениями к авансовому отчету работника.
К АО необходимо приложить документы, которые отражают факт совершения оплаты и полный список понесенных расходов. Определим, какие чеки можно принимать к авансовому отчету с 2021 года:
- фискальный, сформированный на ККТ;
- бланк строгой отчетности;
- квитанция ПКО;
- товарный.
При соблюдении ряда условий сотрудник вправе приложить к отчету только один из указанных бланков.
Требования к чекам ККМ с 2022 года
В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:
-
при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);
-
при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).
Можно Ли Учесть Кассовый Чек На Покупку Билета В Авнсовом Отчете
Как считает Минфин, нельзя. Он указывает, что в маршрут/квитанции должны обязательно содержаться данные о стоимости перелета и форме оплаты. Свою позицию они подтверждают тем, что маршрут/квитанция электронного билета — это документ строгой отчетности и предназначен для осуществления наличных денежных расчетов, либо расчетов платежными картами, без применения ККТ (контрольно-кассовой техники) (пп. 2 п. 1 приказа Минтранса России № 134 от 08.11.2022 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации»).
При оформлении авибилетов в электронном виде, следует руководствоваться письмом Минфина России № 03-03-07/15219 от 30.04.2022. В нем Минфин указал, какие документы должна иметь компания для подтверждения расходов на перелет в электронном виде.
Порядок отражения НДС по авансовым отчетам в бухгалтерском учете
Есть положительная судебная практика, которая позволяет налогоплательщику отстоять свое право на понесенные затраты. Девятый арбитражный апелляционный суд в своем постановлении от 08.10.2022 № 09АП-12853/2022-АК встал на сторону налогоплательщика в споре с налоговой по этому вопросу.
Если подотчетное лицо видит необходимость в том, чтобы распределить выданные ему под отчет средства между сторонними лицами, то учитывать движение средств оно может в ведомости произвольной формы. При этом если подтверждающие расход средств документы, подкладываемые к авансовому отчету, будут оформлены на другое лицо, а предприятие сможет подтвердить, что покупка была совершена в его интересах, то можно не беспокоиться о том, что у налоговой появятся вопросы к такому отчету.
Можно Ли Учесть Кассовый Чек На Покупку Билета В Авнсовом Отчете
Возможна и такая ситуация, когда нужно срочно купить расходные материалы (например, чековую ленту для ККТ или картридж для принтера) или оплатить выполненную работу (к примеру, ремонт служебного автомобиля), а наличных денег в кассе нет. Тогда сотрудник вынужден тратить личные деньги. После того как он представит авансовый отчет и подтверждающие документы, организация возместит ему понесенные расходы.
Допустим, подотчетное лицо купило от своего имени товар в магазине, что подтверждается кассовым и товарным чеками, и затем передало его организации. Такая операция может быть расценена как продажа работником товара организации. Значит, у данного сотрудника возникнет обязанность подать в налоговый орган по месту учета налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ. Ведь при продаже имущества, принадлежащего физическому лицу на праве собственности, исчисление и уплату НДФЛ он производит самостоятельно (пп. 2 п. 1 и п. 3 ст. 228 НК РФ).
Вместе с тем у подотчетного лица имеются документы, подтверждающие расходы на приобретение товара. Величина этих расходов совпадет с суммой возмещения, полученной от организации. То есть финансовый результат от данной операции будет равен нулю, и дополнительной налоговой нагрузки у работника не возникнет.
Еще одна типичная ситуация. Все документы, подтверждающие приобретение, оформлены на компанию. Работник представил в бухгалтерию авансовый отчет, но задолженность перед ним работодатель погасил лишь через месяц. В этом случае работник признается кредитором организации, поскольку он фактически предоставил ей деньги взаймы. Поэтому организации дополнительно придется оформлять договор займа.
Чтобы не допускать подобных ситуаций, следует, во-первых, прописать в приказе об утверждении списка подотчетных лиц, что в исключительных случаях сотрудникам разрешается использовать личные деньги на покупку товаров, работ или услуг для организации. Израсходованные на эти цели средства компенсируются им из кассы предприятия непосредственно в день представления авансового отчета и оправдательных документов.
Во-вторых, нужно выдавать работникам, которым приходится тратить личные деньги на покупки для компании, хотя бы небольшие суммы под отчет. Тогда, даже если сотрудник выйдет за рамки полученного аванса, у организации лишь возникнет задолженность перед ним. Но ее нельзя будет квалифицировать как заем, предоставленный работником.
Если QR-код отсутствует на чеке, как принять такие расходы?
Указанный QR-код — обязательный реквизит кассового чека (п.1 ст.4.7 закона № 54-ФЗ). Если он печатается, значит, онлайн-касса полностью соответствует требованиям закона. В данной ситуации не возникает вопроса о принятии в состав расходов суммы, подтвержденной правильным чеком.
Но бывают случаи, когда QR-код на чеке отсутствует. Минфин РФ разъясняет в своем письме № 03-03-06/1/78500 от 14.10.2019, что приложенные к авансовому отчету документы-подтверждения произведенных платежей, если оформлены с нарушением законодательства РФ, не подлежат включению в состав расходов при расчете налога на прибыль. Требование о соответствии документов, подтверждающих расходы, прописано в статье 252 НК РФ (п.1). По аналогии такие суммы не участвуют и в уменьшении налога при УСН (п.2 статьи 346.16 НК РФ).
Таким образом, кассовый чек без QR-кода не может быть использован для подтверждения произведенных расходов в налоговом учете. Причина — QR-код является обязательным реквизитом. И его отсутствие — нарушение законодательства РФ.
Можно ли работать организации ООО без кассового чека
Во-первых, работать без применения ККТ могут индивидуальные предприниматели (ИП) и общества с ограниченной ответственностью (ООО), осуществляющие деятельность по оказанию услуг. При этом, не имеет значения, какую систему налогообложения они используют (например, можно применять УСН). Главное, чтобы при работе без кассы клиентам выдавались бланки строгой отчетности (товарные чеки). В таком случае можно осуществлять в том числе и расчеты в безналичной форме, без использования кассового аппарата.
Применение кассового аппарата является обязательным для всех предприятий разных сфер деятельности, осуществляющих расчеты с покупателями посредством наличных денег. Однако, в этом правиле использования ККМ, как и во всяком другом, есть исключения.
Документы к авансовому отчету требования
2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств — на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.
Если «подотчетник» расплачивается за работы или услуги от своего имени, то НДФЛ из дохода гражданина он удерживать не вправе. Ведь налоговым агентом могут выступать только организации или индивидуальные предприниматели (п. 1 ст. 226 НК РФ). Но представляется возможным, что утверждение авансового отчета равносильно признанию, что гражданин получил доходы в результате отношений с компанией. В таком случае у компании возникает обязанность исчислить налог и сообщить в налоговый орган о том, что его невозможно удержать (п. 5 ст. 226 НК РФ). Например, командированный может расплатиться за ночлег с местным жителем. С точки зрения первоначального документального оформления это будет «в чистом виде» сделка граждан между собой.
Основные изменения в принятии чеков к авансовому отчету от ИП
С 1 января 2024 года вступили в силу новые правила принятия чеков к авансовому отчету от индивидуального предпринимателя (ИП). Эти изменения затрагивают процесс сбора и предоставления документов, связанных с финансовыми операциями ИП.
Одним из основных изменений является обязательность принятия электронных чеков в качестве основного документа для подтверждения расходов. Это означает, что ИП должен использовать электронные сервисы и приложения для хранения и предоставления чеков, полученных при проведении операций.
Также следует отметить, что с 1 января 2024 года чеки в бумажной форме могут быть приняты только в исключительных случаях, когда использование электронных чеков невозможно по объективным причинам. В таких случаях ИП должен иметь особую аргументацию и доказательства невозможности получения электронного чека.
Для обеспечения прозрачности финансовой деятельности ИП, с 1 января 2024 года возникает обязанность вести электронный журнал учета всех полученных и использованных чеков. Это обеспечит возможность проверки чековой документации инспекторами налоговых органов и иными контролирующими органами.
ИП, принимающий чеки к авансовому отчету, должен также обратить внимание на то, что новые правила вносят изменения в процесс хранения чековой документации. Теперь ИП обязан хранить все чеки в течение 4 лет с момента их получения. Это важно учитывать при организации хранения чеков и доступности электронных сервисов и приложений.
Чеки без указания наименования товара
С 1 января 2024 года, ИП должны принимать к авансовому отчету также чеки без указания наименования товара. Это новое требование установлено Постановлением Правительства РФ от 6 июля 2023 года № 444 «О внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 28 декабря 2010 г. № 1028», и оно вступает в силу с 1 января 2024 года.
Такие чеки называются «чеками без данных о товаре» или «чеками без наименования». Они содержат информацию о сумме платежа, дате и времени проведения операции, но не содержат информации о конкретном товаре или услуге.
Важно учесть, что при предоставлении чеков без указания наименования товара, ИП должны иметь возможность доказать целевое использование средств, указанных в таких чеках. Такое доказательство может осуществляться через предоставление иных документов, подтверждающих сделки или услуги, связанные с этими платежами.
Принятие чеков без указания наименования товара позволяет упростить процедуру составления авансового отчета для ИП, так как теперь они могут учесть все платежные документы, включая чеки без данных о товаре. Это также дает возможность предоставить более полную и точную информацию о расходах, связанных с деятельностью ИП.
Однако, необходимо помнить, что ИП обязаны хранить все чеки, включая чеки без указания наименования товара, в течение 4 лет со дня их получения. Это требование установлено в соответствии с Налоговым кодексом РФ и контролируется налоговыми органами.