Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Если подотчетник потерял кассовый чек в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Термин «онлайн-касса» используется законодателем с 2016 г., когда понятие было включено в обновленную редакцию ФЗ №54. Отличительная особенность нового оборудования — функция автоматической выгрузки фискальных данных, поступающих в ФНС через платформы ОФД. Старые версии кассовых аппаратов не регистрируются с февраля 2017, поэтому использование подобной техники считается нарушением, квалифицируемым как неприменение ККТ.
Командированному выдали только суточные
Если командированному сотруднику выдали только суточные, авансовый отчет лучше оформить.
В данном случае подтверждать расходы на суточные чеками или иными первичными документами не требуется (письмо Минфина от 22.03.2006 № 03-03-04/1/271). Но, чтобы избежать доначислений по налогу на прибыль, НДФЛ и страховым взносам, безопаснее составить авансовый отчет на суточные.
В налоговом учете расходы на выплату суточных признают на дату, когда утвержден авансовый отчет (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК). Если документа нет, ИФНС может исключить суточные из расходов. Тогда доказывать, что авансовый отчет не нужен, придется в суде (постановление Четвертого ААС от 03.04.2014 № А78-4284/2013).
Авансовый отчет также нужен для расчета НДФЛ и взносов. Суточные в пределах нормативов не облагают налогом. Дата получения дохода в виде суточных сверх лимита — последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК). Если отчета нет, не понятно, как определить дату дохода, поэтому есть риск доначислений по НДФЛ и штрафа (ст. 123 НК).
Работник вернул весь подотчет
Авансовый отчет составляют, чтобы подтвердить расходы. Если сотрудник не израсходовал полученный подотчет, то расходов нет, поэтому авансовый отчет не требуется. Аналогичные правила действуют, если командировку отменили, но работник успел получить аванс. В таком случае после возврата всей подотчетной суммы необходимо составить приходный кассовый ордер по форме № КО-1. В строке «Основание» напишите: «Возврат неиспользованных подотчетных сумм».
Штрафа за отсутствие авансового отчета в этом случае нет. Но налоговые риски имеются. Сотрудник ИФНС может заподозрить под подотчетом выдачу беспроцентных займов. Он посчитает материальную выгоду, а после доначислит НДФЛ и штрафы.
Чтобы снизить риски, утвердите в положении о расчетах с подотчетными лицами порядок действий в подобных ситуациях. Воспользуйтесь образцом.
Штраф за непробитие чека ККМ для ИП и ООО
Положения, закрепленные в рамках ч. 2 ст. 14.5 административного кодекса, определяют ответственность за невыдачу кассового чека покупателю — штрафы для ИП и ООО, обязанных выдавать бумажные или электронные документы, подтверждающие оплату, составляют 2 и 10 тысяч соответственно. Если же оборудование отсутствует в принципе, но предприниматель или предприятие продолжает вести торговлю, размер взыскания определяется кратно сумме неучтенных сделок, выявленных проверяющими.
Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать
Но поспорить с чиновниками можно. Свою позицию следует обосновать так. Статья 208 Налогового кодекса поясняет, какие выплаты являются доходом для расчета НДФЛ. Не возвращенной в срок подотчетной суммы в представленном перечне просто нет. Правда, список доходов открытый. Формулировка подпункта 10 пункта 1 этой статьи звучит так: «иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности в Российской Федерации». Однако в данном случае работник получил деньги не за какую-то свою деятельность и не в собственность. Деньги были или будут потрачены на нужды организации. Распоряжаться этой суммой сотрудник не имеет права. Значит, признать ее доходом нельзя.
- Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
- Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).
Проблемы с — «подотчетными» онлайн-чеками
К тому же есть категории продавцов, у которых имеется годовая отсрочка от использования онлайн-ККТ. Например, торговцы на ЕНВД при розничной продаже товаров до 1 июля 2019 г. могут выдавать только товарный чек (без чека ККТ), и то лишь по требованию покупател я подп. 6, 7 п. 2 ст. 346.26 НК РФ; п. 7 ст. 7 Закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ ; п. 2.1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ (ред., действ. до 15.07.2016) .
Минфин в некоторых письмах говорил о том, что ошибки в первичных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении проверки идентифицировать продавца товаров (работ, услуг), наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль организаци й Письма Минфина от 13.04.2016 № 03-07-11/21095 , от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 .
Подтвердить расходы подотчетное лицо может без чека?
В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.
Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.
В пункте 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ регламентированы единые требования к чекам для авансового отчета 2020 года. Норматив устанавливает более 20 реквизитов, к ним относятся:
- наименование организации и ИНН;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
- наименование документа и признак расчета;
- регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
- адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
- номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
- наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
- форма расчета;
- ставка и сумма НДС;
- система налогообложения;
- код товара.
Законодатели предусмотрели некоторые особенности, характерные для каждого вида фискальной документации.
Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?
Да, организация вправе учесть расходы по авансовому отчету, к которому приложен только ТЧ (письмо Минфина №03-01-15/52653 от 16.08.2017). Работодатель не несет ответственности за то, что продавец не соблюдает кассовое законодательство.
Можно ли принимать к учету авансовый отчет с приложенными оправдательными документами (чеками, товарными чеками, квитанциями), дата выдачи которых совпадает с выходным днем
В бухгалтерии учреждения авансовый отчет проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7-10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Проверенные авансовые отчеты утверждает руководитель учреждения.
Выдача денежных средств допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по суммам, полученным ранее под отчет (п. 214 Инструкции N 157н). Аналогичные требования к выдаче под отчет денежных средств содержатся в п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение N 373-П).
Что делать, если нет чеков для налогового вычета?
Каждый год при подаче налоговой декларации многие люди сталкиваются с проблемой отсутствия чеков на оплату медицинских услуг или других расходов, которые могут быть основанием для налогового вычета. В такой ситуации необходимо знать, как поступить правильно и что делать, чтобы восстановить потерянные или отсутствующие чеки.
Во-первых, стоит обратиться в кассовый отдел медицинской клиники или другого места, где вы производили оплату. Возможно, они хранят свои бумажные или электронные копии чеков и смогут предоставить вам необходимые документы.
Во-вторых, проверьте свои электронные почтовые ящики на наличие писем с подтверждениями оплаты или электронными копиями чеков. Нередко такие документы приходят на почту вместе с квитанциями об оплате.
Если у вас нет возможности найти чеки самостоятельно, вы можете обратиться за справкой в организацию, где вы производили оплату. Справка должна содержать информацию о сумме платежа, дате оплаты, названии услуги или товара и другие детали, которые будут полезны для налоговой декларации.
Если вы не можете найти чеки и не можете получить справку от организации, есть еще один вариант. Вы можете обратиться к оператору фискальных данных (ОФД), который хранит данные о всех проведенных операциях с использованием электронных средств платежа. ОФД может предоставить вам информацию о потерянных или отсутствующих чеках.
Важно помнить, что наличие чеков или их восстановление не является обязательным условием для получения налогового вычета. Многие люди успешно используют другие доказательства своих расходов, например, договоры, счета или платежные поручения.
Итак, если у вас нет чеков для налогового вычета, не паникуйте. Попробуйте поискать их в местах, где вы производили оплату, обратитесь за справкой или обратитесь к оператору фискальных данных. И помните, что налоговый вычет можно получить и без чеков, используя другие подтверждающие документы.
Документы к авансовому отчету требования
Пример. В.К. Прохоров нанимает жилое помещение у индивидуального предпринимателя. Ниже приведен вариант БСО для данного случая. Хотя это не услуги гостиницы (код ОКУН 041201), такой бланк подтверждает расходы на проживание в командировке. Одновременно бланк выступает договором найма жилого помещения (ст. 674 ГК РФ).
В кассовых документах исправления не допускаются. Это правило распространяется на «самодостаточные» товарные чеки и БСО. Если в этих формах допущена ошибка, их нужно оформлять заново. Практика показывает, что безупречное оформление товарных чеков и БСО — скорее исключение, нежели правило. Случается даже, что командированные работники предъявляют в бухгалтерию БСО несуществующих гостиниц. Некачественные документы порождают налоговые риски. Можно ли по этим соображениям не принять авансовый отчет? Такой подход влечет списание затрат за счет работника.
Способ 4. Договор займа
Кто может применять : ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета : подготовьте договор о предоставлении директору беспроцентного займа с автоматической пролонгацией. В бухучете отметьте следующие операции:
|
Операция |
Сумма, руб. |
||
|
Возврат подотчета (фиктивный) |
|||
|
Выдача займа (фиктивная) |
|||
|
Ежемесячный НДФЛ по доходам директора в виде материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, письмо Минфина от 27.06.2016 № 03-04-06/37295) |
= (700 000 × 2/3 × 10% [ставка рефинансирования]) / 365 × 30 (количество дней в месяце) × 35% (ставка НДФЛ) |
||
|
Уплата НДФЛ за месяц |
Способ 5. Личные расходы директора
Кто может применять : ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета : попросите директора принести кассовые и товарные чеки, накладные, полученные при покупке им имущества в личное пользование или получении услуг. Отберите из них те, которые можно отразить в расходах фирмы (канцтовары, мебель, отделочные материалы, ремонтные работы и др.). Составьте по ним авансовый отчет. В бухучете отметьте следующие операции:
|
Операция |
Сумма, руб. |
||
|
Отражение расходов на основании авансового отчета |
10, 20, 26, 41, 44, 91 |
Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.
Совет : тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.
Запросите дубликат чека у поставщика
Перед тем как обратиться к поставщику, рекомендуется уточнить его политику по выдаче дубликатов чеков. В некоторых случаях необходимо предоставить доказательства покупки или заполнить специальную форму запроса. Еще одним важным моментом является то, что запрос дубликата чека у поставщика может быть платным или занимать определенное время. Поэтому важно заранее уточнить все детали процедуры и быть готовым к оплате, если это требуется.
При обращении к поставщику за дубликатом чека, стоит быть вежливым и предоставить все необходимые данные: дату покупки, сумму, название товара или услуги, а также все другие известные детали. Чем точнее и подробнее будет описание, тем выше вероятность успешного получения дубликата.
Получив дубликат чека от поставщика, рекомендуется сохранить его вместе с другими финансовыми документами в защищенном месте. Таким образом вы сможете предоставить необходимые доказательства покупки в случае необходимости.
Проконтролируйте финансовые операции
Для более эффективного управления финансовыми операциями своего предприятия необходимо установить контроль и надлежащую отчетность.
Прежде всего, важно вести учет всех кассовых операций и проверять их соответствие нормативным требованиям. Также рекомендуется регулярно проводить проверки кассовых остатков, чтобы избежать возможных расхождений и убедиться в правильности работы кассира.
Второй важный аспект — контроль расходов и поступлений. Ведите учет всех денежных операций, включая поступления от продаж, платежи поставщикам, зарплаты сотрудникам и прочее. Анализируйте данные и сверяйте их с бухгалтерской отчетностью для выявления возможных несоответствий.
Также нельзя забывать о контроле кассовых документов, включая кассовые чеки. Их учет должен быть строго организован и подотчетное лицо должно быть ответственным за их сохранность. В случае утраты кассового чека, выполняйте все необходимые процедуры для восстановления и контроля данного документа.
Список кассовых чеков, принимаемых у подотчетника в 2024 году:
- Чеки поступления денежных средств от продажи товаров (работ, услуг)
- Чеки возврата денежных средств при отказе покупателя от товара (работ, услуг)
- Чеки кассового оформления оплаты услуг связи, электроэнергии, водоснабжения и прочих коммунальных услуг
- Чеки на оплату транспортных услуг (такси, автобусы, поезда и т.д.)
- Чеки оплаты банковских услуг (комиссии, платежи, переводы)
- Чеки на оплату покупки билетов в театры, кинотеатры, спортивные мероприятия
- Чеки оплаты услуг по ремонту, обслуживанию и строительству
- Чеки на оплату образовательных услуг (курсы, тренинги)
- Чеки оплаты медицинских услуг (консультации, лечение, стоматология)
- Чеки на оплату туристических услуг (путевки, экскурсии)
Банковские чеки с указанием плательщика
Банковские чеки с указанием плательщика содержат следующие реквизиты:
| Реквизит | Описание |
|---|---|
| Наименование плательщика | Полное наименование организации или фамилия, имя, отчество физического лица, совершившего платеж |
| ИНН плательщика | Идентификационный номер налогоплательщика организации или физического лица |
| КПП плательщика | Код причины постановки на учет организации по налогу на профессиональный доход или код места жительства физического лица |
| Расчетный счет плательщика | Номер банковского счета, с которого был произведен платеж |
| Наименование банка плательщика | Полное наименование банка, в котором открыт расчетный счет плательщика |
| БИК банка плательщика | Банковский идентификационный код банка, в котором открыт расчетный счет плательщика |